Für Kund:innen gibt es kaum etwas Enttäuschenderes, als einen gewünschten Artikel kaufen zu wollen und festzustellen, dass dieser nicht vorrätig ist. Das bedeutet nicht nur einen entgangenen Verkauf für das Unternehmen, sondern möglicherweise auch einen Verlust an Kundenbindung. Für Unternehmer:innen ist es daher entscheidend, jederzeit zu wissen, welche Artikel verfügbar sind, welche sich gut verkaufen und wann Nachbestellungen erforderlich sind.
Hier kommt eine Software für Bestandsmanagement ins Spiel, die zeitaufwendige und unzuverlässige analoge Aufzeichnungen ersetzt. Erfahre mehr darüber, was Inventarsoftware ist, welche Arten es gibt und welche Programme sich für den Einstieg eignen.
Was ist eine Inventarsoftware?
Inventarsoftware ist eine Anwendung, die eine zentrale Datenbank zur Speicherung von Informationen über den Bestand eines Unternehmens bereitstellt und Aufgaben rund um die Verwaltung des Bestands automatisiert. Sie kann genutzt werden, um Bestandsmengen, Bestellungen, Verkäufe und andere verwandte Prozesse zu verwalten und nachzuverfolgen.
Vorteile von Inventarsoftware
Unternehmen jeder Größe und Branche nutzen Software, um ihre Bestände zu verwalten. Die Vorteile einer solchen Lösung umfassen:
- Verbesserte Genauigkeit und einfache Bedienung: Vor dem Zeitalter der Computer wurde der Bestand manuell verwaltet. Unternehmen füllten Bestellzettel aus, Lieferant:innen stellten Papierbelege aus, und Käufe sowie Bestände wurden aufgedruckt dokumentiert. Die manuelle Eingabe ist jedoch zeitaufwendig und fehleranfällig. Inventarsoftware digitalisiert diesen Prozess, verbessert die Genauigkeit und ermöglicht es Unternehmen, Aufzeichnungen einfacher zu führen und Abläufe effizienter zu gestalten.
- Integration: Eine Softwarelösung ermöglicht es, Bestandsdaten mit anderen Systemen, wie z. B. der Buchhaltungssoftware, zu integrieren. Dies reduziert Eingabefehler – indem doppelte und manuelle Dateneingaben minimiert werden – und zentralisiert wichtige Informationen.
- Verbesserte Effizienz: Inventarsoftware hilft dabei, Bestellungen nur dann aufzugeben, wenn der Bestand niedrig ist. Dies verhindert das Problem von überschüssigen Beständen, die ablaufen oder unverkauft bleiben könnten, und reduziert das Risiko von Fehlbeständen oder Überbeständen.
- Kosteneinsparungen: Durch eine präzise Bestandsverfolgung kann dein Unternehmen bei Lagerkäufen und -kosten sparen. Du kaufst nur Waren, von denen du mit einiger Sicherheit ausgehen kannst, dass sie verkauft werden, und vermeidest Überbestellungen. Automatisierte Systeme können zudem den Arbeitsaufwand für die Eingabe von Bestandsinformationen verringern, was potenziell die Personalkosten senken kann.
Lesetipp: Was ist Inventarverwaltung? Wir zeigen es dir in diesem Beitrag.
3 Arten von Inventarsoftware
Bevor du dich für eine Inventarsoftware entscheidest, solltest du überlegen, welche Strategie du für die Bestandsverwaltung verfolgen möchtest. Zu den gängigen Ansätzen gehören:
1. Just-in-time-(JIT-)Management
Das JIT-Bestandsmanagement ist eine Strategie, bei der Waren nur bei Bedarf bestellt werden, um die Kundennachfrage zu erfüllen. Dadurch wird der Bestand, der vorrätig gehalten werden muss, reduziert, was Kosten senkt und den Lageraufwand minimiert. Allerdings kann ein JIT-System bei unerwartet hoher Nachfrage oder unvorhergesehenen Änderungen in der Lieferkette an seine Grenzen stoßen.
2. Großbestellungen
Im Gegensatz zum JIT-Ansatz bedeutet das Großbestellen, dass Waren in großen Mengen bestellt und im Lager aufbewahrt werden, um zukünftige Bestellungen zu erfüllen. Diese Methode kann Kosten sparen, da große Mengen an Waren auf einmal transportiert werden können, wodurch die Transportkosten pro Einheit sinken. Sie birgt jedoch auch das Risiko von Überbestellungen und überschüssigen Beständen.
3. Permanente und periodische Strategien
Im Gegensatz zum JIT-Ansatz aktualisieren permanente Inventarsoftware ihre Daten kontinuierlich und bieten so Einblicke in Echtzeit. Diese Systeme sind in der Regel teurer und erfordern mehr Benutzerinteraktion. Periodische Inventarsoftware hingegen katalogisieren Bestände innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens (z. B. monatlich oder vierteljährlich). Sie sind kostengünstiger, bieten jedoch oft weniger aktuelle Bestandsdaten.
Es gibt unterschiedliche Softwarelösungen für jede Art von Inventarsoftware. Die Software für JIT-Bestandsmanagement unterscheidet sich beispielsweise von der für Großbestellungen oder permanente und periodische Systeme. Obwohl es möglich ist, verschiedene Softwarelösungen zu kombinieren, ist dies nicht immer praktisch oder effizient, da Inkompatibilitäten auftreten können, die Integrationsprobleme verursachen.
Lesetipp: Wie du toten Bestand vermeiden kannst, erfährst du hier.
Wichtige Funktionen von Inventarsoftware
Angesichts der Vielzahl an verfügbaren Inventar-Programme solltest du sorgfältig abwägen, welche Funktionen für dein Unternehmen wirklich notwendig sind. Einige Tools könnten für bestimmte Unternehmen überflüssig sein. Achte bei der Auswahl von Inventarsoftware auf die folgenden wichtigen Funktionen:
- E-Commerce-Integration: Für kleine und mittelständische Unternehmen, die sowohl Online- als auch stationären Handel betreiben, ist eine Inventarsoftware, die sich nahtlos in verschiedene Back-End-Systeme wie Buchhaltungssoftware integrieren lässt, unerlässlich. Dies erhöht die Effizienz und Genauigkeit.
- Automatische Nachbestellung: Die Automatisierung des Nachbestellprozesses – in der Regel sobald der Bestand unter einen bestimmten Schwellenwert fällt – ist ein wesentlicher Vorteil von Inventarsoftware. Sie hilft, Verzögerungen durch Bestandsengpässe zu vermeiden und verschafft dir Zeit, dich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Fortgeschrittene Systeme können historische Verkaufsdaten nutzen, um vorherzusagen, wann Nachbestellungen erforderlich sind.
- POS-Integration: Inventarsoftware bietet fortschrittliche Integration mit modernen POS-Systemen. Das bedeutet, dass beim Verkauf eines Produkts – online oder im Geschäft – die Software automatisch den Bestand aktualisiert und aktuelle sowie historische Verkaufsdaten nachverfolgt.
- Präzise Katalogisierung: Das Hauptziel eines Bestandsmanagement-Systems ist es, genaue und aktuelle Informationen über die Anzahl der vorrätigen Artikel bereitzustellen. Unabhängig davon, ob Daten über Radiofrequenz-Identifikation (RFID), Barcodes oder manuell erfasst werden, sollte die Software diese zuverlässig speichern. Außerdem sollte sie detaillierte Artikelinformationen wie Seriennummern, Farben oder Größen katalogisieren und diese für eine einfache Suche schnell zugänglich machen.
In diesem Video (auf Englisch) geben wir dir noch mehr Tipps für dein Bestandsmanagement:
5 beliebte Programme für Bestandsmanagement
Es gibt Dutzende von Bestandsmanagement-Programmen. Hier sind fünf Optionen für E-Commerce-Unternehmer:innen, die jeweils unterschiedliche Stärken haben, um verschiedenen Geschäftsarten gerecht zu werden.
1. Shopify
Wenn du die Shopify-Plattform nutzt, kannst du die integrierten Funktionen für das Bestandsmanagement nutzen, die bereits in der monatlichen Gebühr enthalten sind. Im Bereich „Bestand“ von Shopify kannst du die Bestandsverfolgung einrichten, deinen Bestand einsehen und Bestandsmengen anpassen. Zudem kannst du die Historie von Bestandsanpassungen für Produkte und Varianten, die von Shopify verfolgt werden, einsehen. Im Bereich „Berichte“ von Shopify kannst du Änderungen an Bestandsmengen analysieren. Wenn du direkte Benachrichtigungen über niedrige Bestände benötigst, kannst du eine Inventar-Alarm-App aus dem Shopify App Store installieren.
2. Oracle NetSuite
NetSuite ist eine ERP-Software mit Bestandsmanagement-Funktionen, die es ermöglicht, Bestände über digitale und physische Kanäle hinweg zu überwachen und durch Echtzeit-Updates Fehlbestände zu vermeiden. NetSuite nutzt historische und saisonale Daten, einschließlich durchschnittlicher Lieferzeiten und der Anzahl der Bestandsreichweite in Tagen, um Nachbestellungen zu automatisieren und den Bestand stets optimal zu halten. NetSuite erhebt eine Einrichtungsgebühr ab 25.000 US-Dollar sowie eine jährliche Lizenzgebühr, die von der Unternehmensgröße und zusätzlichen Anpassungen oder Integrationen abhängt.
3. Sumtracker
Sumtracker bietet Händler:innen Werkzeuge zur Bestandsoptimierung an mehreren Standorten sowie die Möglichkeit, Warnungen bei niedrigen Beständen einzurichten. Anhand historischer Daten erstellt Sumtracker Berichte über die verbleibenden Bestandsreichweiten und ermöglicht die teilweise Erfassung von Beständen bei Bestellungen. Sumtracker integriert sich mit E-Commerce-Plattformen wie Shopify und kostet 25 US-Dollar monatlich für die Pro-Version.
4. Lightspeed Retail
Lightspeed ist eine cloudbasierte All-in-One-Software für POS (Point of Sale) und Bestandsmanagement, die sich auf das Lieferantenmanagement spezialisiert hat. Sie ermöglicht das Importieren von Lieferantenkatalogen mit aktuellen Produktinformationen. Darüber hinaus kannst du mit der Plattform Bestellungen erstellen und versenden sowie die Kosten der verkauften Waren (COGS) direkt über ein mobiles Gerät berechnen. Lightspeed beginnt bei 69 US-Dollar monatlich und bietet Schulungsvideos zur Einführung.
5. Cin7 Orderhive
Cin7 Orderhive ist eine vielseitige, webbasierte Lösung für das Bestandsmanagement, die sich für Unternehmen jeder Größe eignet. Mit unbegrenzten Lagerhaltungseinheiten (SKUs) und mehreren automatisierten Funktionen, einschließlich Workflows für Versand und Retouren, unterstützt Cin7 Orderhive auch umfangreiche Produktportfolios. Die Plattform bietet zudem Prognoseberichte und andere Analysen und lässt sich mit Shopify integrieren. Die Basisversion beginnt bei 125 US-Dollar pro Monat.
Fazit
Die Wahl der richtigen Inventarsoftware kann entscheidend dazu beitragen, Abläufe in Unternehmen effizienter zu gestalten, Kosten zu senken und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Ob Just-in-Time-Strategie, Großbestellungen oder permanente und periodische Ansätze – die Auswahl einer passenden Lösung hängt von den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens ab. Mit Tools wie Shopify, Oracle NetSuite oder Lightspeed Retail steht eine Vielzahl von Programmen zur Verfügung, die sich an unterschiedliche Geschäftsmodelle und Budgets anpassen lassen.
Dieser Beitrag erschien ursprünglich im Shopify.com-Blog und wurde übersetzt.
