Das Inventarmanagement ist der Prozess der Organisation von Lagerbeständen auf ihrem Weg durch die Lieferkette.
Das Ziel des Inventarmanagements ist es, die Kosten für die Lagerhaltung zu minimieren, gleichbleibende Bestände sicherzustellen und Produkte schneller in die Hände der Kund:innen zu bringen.
Bist du unsicher, wie du mit dem Inventarmanagement starten sollst? Diese Anleitung enthält Tipps und Techniken von Expert:innen, um deinen Lagerbestand zu überwachen und deine Kund:innen zufriedenzustellen.
Was ist Inventarverwaltung?
Unter Inventarverwaltung versteht man die Erfassung und Verwaltung des Inventars eines Unternehmens. Es umfasst die Nachverfolgung der Waren- und Materialbewegungen, die Überwachung der Lagerumschlagshäufigkeit und die Optimierung der Nachbestellung, um sicherzustellen, dass Produkte stets verfügbar sind.
Wie funktioniert die Inventarverwaltung?
Die meisten modernen Inventarsysteme sind digital und cloudbasiert. Sie funktionieren geräte- und nutzerübergreifend, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten in der Lieferkette auf dem gleichen Stand sind.
Ein solches System überwacht und organisiert alle Bestandselemente und synchronisiert die Daten mit anderen Geschäftssystemen. Es gibt drei Haupttypen von Inventarmanagementsystemen: permanent, periodisch und manuell.
Permanente Systeme (engl.: Perpetual Inventory System) verfolgen den Bestand in Echtzeit. Im Gegensatz dazu erfordern periodische Systeme physische Zählungen des Bestands zu Beginn und Ende eines bestimmten Zeitraums. Manuelle Inventarsysteme hingegen sind die altmodische Methode mit Stift und Papier und eignen sich nur für Unternehmen mit wenigen monatlichen Verkäufen.
Was zählt als Inventar?
- Rohstoffe: Materialien oder Substanzen, die in der Produktion oder Herstellung von Produkten verwendet werden, wie Holz, Metalle, Kunststoffe oder Stoffe. Sie werden von einem oder mehreren Lieferant:innen bezogen.
- Work-in-progress (WIP): Teilweise fertige Produkte, die auf ihre Fertigstellung warten. Sie umfassen Produktionskosten wie Arbeitsaufwand und Maschinen. Diese Kosten werden den fertigen Erzeugnissen zugeordnet und den Verkaufskosten angerechnet.
- Fertige Produkte: Artikel, die auf Lager sind und von Kund:innen gekauft werden können. Sobald ein WIP-Produkt abgeschlossen ist, wird es Teil des fertigen Lagerbestands.
- Wartungs-, Reparatur- und Betriebsmaterialien (MRO): Materialien und Ausrüstung, die im Produktionsprozess verwendet werden, jedoch nicht Teil des Endprodukts sind, wie persönliche Schutzausrüstung, Reinigungsmittel oder technische Geräte.
8 Wege, um dein Inventar zu überwachen und zu verwalten (Video auf Englisch)
Die Bedeutung des Inventarmanagements
Unabhängig davon, ob du ein kleines Unternehmen führst oder eine große Firma, die eine ERP-Integration nutzt, ist die Inventarverwaltung aus mehreren Gründen relevant:
Vermeidung von Abfall
Produkte mit Verfallsdatum haben ein begrenztes Verkaufsfenster. Optimales Inventarmanagement hilft, unnötiges Verderben zu vermeiden.
Vorbeugung von Ladenhütern
Ladenhüter (auch toter Bestand) sind Produkte, die sich nicht verkaufen – nicht weil sie abgelaufen sind, sondern weil sie möglicherweise aus der Saison, aus der Mode oder anderweitig irrelevant geworden sind. Durch eine sorgfältige Strategie kannst du diesen kostspieligen Fehler in der Inventarverwaltung vermeiden.
Auf der anderen Seite solltest du deine Lagerbestände auch überwachen, um das Risiko zu minimieren, über dein Inventar hinaus zu verkaufen oder fehlerhafte Phantom-Bestände zu erfassen.
Reduktion von Lagerkosten
Die Lagerhaltung ist oft ein variabler Kostenfaktor, der je nach benötigtem Platz schwankt. Wenn du zu viele Produkte auf einmal lagerst oder Produkte hast, die schwer zu verkaufen sind, steigen deine Lagerkosten. Vermeide dies, um Geld zu sparen.
Verbesserung des Cashflows
Der Lagerbestand wirkt sich direkt auf den Umsatz aus, da er bestimmt, wie viel du verkaufen kannst. Da er auch vorgibt, was du einkaufen musst, wirkt sich dein Bestand ebenfalls auf deine Ausgaben aus. Beide Faktoren beeinflussen maßgeblich die liquiden Mittel deines Unternehmens. Ein besseres Inventarmanagement führt also zu einem verbesserten Cashflow-Management.
Optimierung der Auftragsabwicklung
Ein gutes Inventarmanagement kann die Auftragsabwicklung erheblich verbessern. Du kannst beispielsweise auf Taktiken wie die Bestandsverteilung zurückgreifen, bei denen Inventar auf mehrere Fulfillmentcenter verteilt werden. So sind deine Produkte näher an den Kund:innen, was die Lieferzeit verkürzt und die Versandkosten senkt – beides trägt zur Kundenzufriedenheit bei.
Ein effizientes Inventarmanagement ermöglicht außerdem eine nahtlose Retourenabwicklung, bei der verwendbares Inventar wieder in den Kreislauf zurückgeführt wird.
15 Techniken für eine effektive Inventarverwaltung
1. Optimale Bestellmenge (EOQ)
Die optimale Bestellmenge (EOQ – Economic Order Quantity) hilft dir dabei, genau zu bestimmen, wie viel Ware du jedes Mal bestellen solltest. Bestellst du zu viel, verschwendest du Geld für Lagerkosten und riskierst, dass Artikel verderben oder veralten. Bestellst du zu wenig, sorgt das für unzufriedene Kund:innen und höhere Kosten durch Expresslieferungen.
EOQ findet das ideale Gleichgewicht, indem es berücksichtigt, wie viel du pro Jahr verkaufst, was eine Bestellung kostet und welche Lagerkosten anfallen. Viele Softwaresysteme können diesen Wert automatisch berechnen – aber wenn du verstehst, wie EOQ funktioniert, kannst du bessere Entscheidungen beim Bestellen treffen.
2. Inventarplanung
Ein großer Teil des Inventarmanagements hängt von einer genauen Bedarfsprognose ab. Achte besonders auf den Absatz des Vorjahres im gleichen Zeitraum, garantierte Verkäufe aus Verträgen oder Abonnements, Saisonalität und geplante Aktionen.
3. Bestandszählungen
Regelmäßige Bestandsabgleiche sind unerlässlich. In der Regel verlässt du dich auf Software und Berichte deines Lagerverwaltungssystems, um die Lagerbestände zu verfolgen. Dennoch ist eine physische Zählung entscheidend, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt sind.
Aktualisiere deine Bestandsdaten in Echtzeit, um Produkte effizienter zu bewegen.
4. LIFO vs. FIFO
LIFO (Last in, First out) bedeutet, dass die zuletzt beschafften Waren zuerst verkauft werden. Steigen die Preise, sind die zuletzt gekauften Waren teurer, was zu geringeren Gewinnen und Steuerbelastungen führt.
Bei der FIFO-Inventarverwaltung (First in, First out) verkaufst du zuerst den ältesten Bestand – besonders wichtig, wenn du verderbliche Waren vertreibst.
5. RFID-Technologie
Radiofrequenz-Identifikation (RFID) wird bereits von vielen Unternehmen eingesetzt, um Bestände zu suchen, Phantom-Bestände zu bekämpfen und Überbestände zu reduzieren.
6. Barcodes
Ein Barcode-System hilft dabei, Produktbestände zu verfolgen. Durch Scannen eines Barcodes werden Daten an dein Inventarverwaltungssystem übermittelt, um Lagerbewegungen zu überwachen.
Diese Systeme automatisieren das Tracking deiner Produkte vom Zeitpunkt, ab dem sie in deinem Store sind, bis zum Verkauf. Du erhältst Echtzeit-Einblicke in deinen Bestand, was zu besseren Entscheidungen und zufriedeneren Kund:innen führt.
7. ABC-Analyse
Kategorisiere dein Inventar, indem du die ABC-Analyse nutzt. Mit einem ABC-Report ordnest du den Wert deines Bestands basierend auf dem prozentualen Anteil deines Umsatzes:
- A: 80 % deines Umsatzes
- B: 15 % deines Umsatzes
- C: 5 % deines Umsatzes
Dein A-Bestand umfasst die profitabelsten und wertvollsten Produkte. Stelle sicher, dass diese Produkte stets vorrätig sind, um keine zukünftigen Verkaufschancen zu verpassen. Im Gegensatz dazu umfasst dein C-Bestand schwer oder nicht verkäufliche Artikel. Reduziere diese Produkte durch Rabatte, um Kapital und Lagerfläche zu schaffen.
8. Bestandsbewertungen
Die Bewertung von Lagerbeständen entspricht den Kosten des unverkauften Bestands am Ende eines Berichtszeitraums. Da der Bestand oft das größte Vermögen eines Unternehmens darstellt, ist es wichtig, seinen Wert konsistent zu messen. Die Methode zur Bestandsbewertung beeinflusst die Kosten der verkauften Waren (COGS), den Nettogewinn und den Endbestand – alles Faktoren, die sich direkt auf die Rentabilität auswirken. Darüber hinaus gibt es steuerliche Auswirkungen, die mit der gewählten Bewertungsmethode verbunden sind.
9. Mindestbestellmengen
Die Mindestbestellmenge (MOQ) ist die kleinste Anzahl an Produkten, die du in einer Bestellung bei Lieferant:innen kaufen musst. Lieferant:innen legen MOQs fest, um zu vermeiden, dass Ressourcen für Bestellungen verschwendet werden, die ihnen wenig oder keinen Gewinn bringen.
Durch eine strategische Verwaltung dieser Kennzahl kannst du deine Lagerbestände optimieren, Kosten senken und eine reibungslose Lieferkette aufrechterhalten – und so zum Erfolg und zur Rentabilität deines Einzelhandelsgeschäfts beitragen.
10. Sicherheitsbestand-Warnungen
Der Sicherheitsbestand (auch Par-Level) gibt die Mindestmenge eines Produkts an, die jederzeit vorrätig sein muss. Sobald dein Inventar unter diesen festgelegten Wert fällt, ist es Zeit, eine Nachbestellung auszulösen.
Die Par-Level sollten je nach Produkt, Kundennachfrage und der Zeit, die für die Lieferung neuer Bestände benötigt wird, variieren. Dein Inventarverwaltungssystem verfolgt diese Informationen und stellt sie in einem Verkaufsbericht bereit.
11. Bestandsprüfungen
Führe regelmäßige Audits (monatlich oder quartalsweise) durch, um Abweichungen zwischen deinen Lagerbeständen und Finanzberichten zu minimieren. Analysiere Differenzen, bis du die Wurzel des Problems gefunden hast, um es zukünftig zu vermeiden.
12. Six Sigma
Six Sigma ist eine Optimierungsmethode, um überschüssige oder unbrauchbare Bestände zu reduzieren, die oft unter den Kosten verkauft werden.
13. Lieferantenbeziehungen
Gute Beziehungen zu Lieferant:innen bieten dir mehr Flexibilität bei unerwarteten Problemen. Bestehende Lieferantenbeziehungen ermöglichen es oft, Mindestbestellmengen (MOQ) auszuhandeln.
Um als Händler:in deinen Teil der Beziehung zu wahren, informiere deine Lieferant:innen über erwartete Verkaufssteigerungen oder eine große Anzahl von Bestellungen, damit sie die Produktion und Lieferzeiten entsprechend anpassen können.
Es ist ebenso wichtig, die Leistung deiner Lieferant:innen regelmäßig zu überprüfen. Analysiere, wo Verbesserungen notwendig sind, und entscheide, wann es an der Zeit ist, die Zusammenarbeit zu beenden.
14. Auslagerung des Inventarmanagements
Nutze für deine Inventarverwaltung einen Fulfillment-Dienstleister bzw. eine Fulfillment-Dienstleisterin. Dieser bzw. diese verteilt deinen Bestand in einem Netzwerk von Lagerhäusern. So kannst du deinen Kund:innen eine Lieferung innerhalb von zwei Tagen zu einem erschwinglichen Preis anbieten.
Fulfillment-Partner:innen übernehmen die Bearbeitung von Kundenbestellungen, die Abwicklung von Retouren und die Wiedereingliederung nutzbarer Bestände in den Warenkreislauf.
15. Just-in-Time
Just-in-Time bzw. JIT-Inventarverwaltung reduziert Lagerbestände auf das Minimum, indem sie kurz vor einem Lagerengpass aufgefüllt werden. Diese Methode erfordert sorgfältige Planung und Prognosen. Sie eignet sich vor allem für schnell wachsende Marken mit getakteten Launches und Produktlinienerweiterungen.
Multichannel-Inventarmanagement
Der Verkauf über mehrere Kanäle ist heutzutage nicht mehr optional, sondern eine Notwendigkeit, um mit anderen Onlinehändler:innen mitzuhalten. Die Inventarverwaltung wird dadurch nicht nur wichtiger, sondern auch komplexer – deine Kund:innen interessiert es nicht, wo die Produkte gelagert sind. Sie möchten nur wissen, ob die Produkte verfügbar sind und wie schnell sie geliefert werden können.
Deshalb ist ein integrierter Multichannel-Ansatz im Inventarmanagement so wichtig. Mit Shopify POS kannst du Daten aus deinem stationären Handel mit Online-Daten synchronisieren, um dein Inventar optimal zu verwalten und genau zu wissen, welche Produkte an welchen Standorten verfügbar sind.
Als Allbirds Shopify POS und Shopify implementierte, konnte das Unternehmen von allen integrierten Geschäftstools profitieren, insbesondere vom Inventarmanagement. Dadurch konnten die Bestände in den Geschäften optimiert, weniger Lagerfläche beansprucht und der Betrieb effizienter gestaltet werden.
„Mit Shopify haben wir unser Point-of-Sale- und E-Commerce-System unter einem Dach, was unser Ziel als Omnichannel-Händler unterstützt: Wir betrachten Kund:innen als eine Einheit – egal, wo sie einkaufen.“, sagt Travis Boyce, Head of Global Retail Operations.
So verwaltest du deinen Lagerbestand
1. Lieferant:innen analysieren
Gute Lieferant:innen sind entscheidend, um Bestellungen pünktlich zu erfüllen. Bevor du dich für einen entscheidest, schau dir an, wie schnell er liefert, was andere über ihn sagen und wie gut die Kommunikation funktioniert.
Teile deinen Lieferant:innen mit, wann du mehr Produkte brauchst – das hilft ihnen, sich besser vorzubereiten und Verzögerungen zu vermeiden. Es ist sinnvoll, mit einer Mischung aus lokalen und internationalen Partner:innen zu arbeiten, um Risiken wie lange Lieferzeiten oder Zollprobleme zu reduzieren. Für besonders wichtige Artikel solltest du außerdem Ersatzlieferant:innen in der Hinterhand haben, falls bei den Hauptlieferant:innen mal etwas schiefläuft.
2. Lagerbestand kategorisieren
Teile deine Produkte nach ihrem Wert und ihrer Nachfragehäufigkeit ein. Hochwertige Artikel (A) benötigen eine genauere Kontrolle und häufige Überprüfungen, während günstigere Artikel (C) in größeren Mengen gelagert werden können.
Lagere ähnliche Produkte zusammen, verwende bei verderblichen Waren das FIFO-Prinzip (First In, First Out) und beschrifte alles klar und deutlich. Mit SKUs (Artikelnummern) findest du Produkte in deinem System und Lager schneller wieder.
3. Lagerbestände überwachen
Wenn du mit anderen Onlineshops mithalten willst, kommst du am Verkauf über mehrere Kanäle nicht vorbei. Kund:innen erwarten, dass Produkte immer verfügbar sind – egal, wie und wo sie einkaufen. Eine zentrale Datenquelle für alle Produkte hilft dir, Fehler zu vermeiden und Engpässe zu verhindern.
Behalte in Echtzeit den Überblick über deinen Bestand: Wie viel ist verfügbar, was ist unterwegs, was ist schon verkauft oder auf mehrere Standorte verteilt? Diese Übersicht hilft dir, dein Lager über alle Kanäle hinweg optimal zu steuern – online, offline oder beides. Wenn du zum Beispiel etwas im Laden verkaufst, aktualisiert Shopify POS sofort deinen Onlineshop. So weißt du immer genau, was auf Lager ist – und verkaufst nichts, was du gar nicht mehr hast.
4. Nachbestellgrenzen festlegen
Nutze frühere Verkaufsdaten und durchschnittliche Lieferzeiten, um einen Sicherheitsbestand zu berechnen. Lass dich benachrichtigen, wenn ein Produkt knapp wird oder die Bestellgrenze erreicht. So kannst du rechtzeitig nachbestellen und vermeidest Engpässe.
Mit einem passenden Shopify-Plan kannst du über Shopify Flow automatisierte Abläufe einrichten, z. B.:
- Slack- oder E-Mail-Benachrichtigungen an deinen Einkaufsverantwortlichen
- Produkte mit niedrigem Bestand markieren
- Automatisch eine Bestellung beim Lieferanten auslösen
- Produkte, die ausverkauft sind, im Shop verbergen
Diese Workflows helfen dir, rechtzeitig nachzubestellen und Kund:innen nicht zu enttäuschen.
5. Regelmäßig Inventur machen
Physische Bestandsprüfungen (Inventur) zeigen dir, ob dein tatsächlicher Lagerbestand mit deinen digitalen Aufzeichnungen übereinstimmt. So erkennst du frühzeitig Fehler, Verluste oder Schäden.
Plane deine Inventur:
- Lege das Datum und die zuständigen Personen fest
- Organisiere dein Lager übersichtlich und beschrifte alles
- Zähle und prüfe jedes Produkt sorgfältig
- Aktualisiere danach deine Daten in Shopify
6. Nachfrage richtig einschätzen
Mit den Analysen und Berichten von Shopify kannst du Verkaufstrends, saisonale Schwankungen und Bestseller erkennen. Wenn du weißt, dass bestimmte Produkte in der Hochsaison schnell ausverkauft sind (z. B. zu Weihnachten), dann bestell lieber frühzeitig und in größeren Mengen.
Wenn du zum Beispiel eine Aktion zu Black Friday planst, stell sicher, dass du genug Bestand hast. Vielleicht brauchst du auch extra Artikel für Produktbündel oder spezielle Verpackungen.
Auch bei guter Planung kann die Nachfrage höher ausfallen als erwartet. Halte deshalb bei besonders beliebten Produkten immer einen kleinen Puffer bereit – vor allem, wenn Lieferzeiten in der Hochsaison länger werden.
7. Prozesse regelmäßig überprüfen und optimieren
Die Lagerverwaltung ist ein laufender Prozess. Wenn du ein klares System für Online- und Offline-Daten hast, schau regelmäßig, ob deine Abläufe noch zu deinem Wachstum und deinen Kund:innen passen.
Beobachte zum Beispiel:
- Lagerumschlag, Reichweite in Tagen und Lagerkosten
- Ob Methoden wie Just-in-Time (JIT) oder die optimale Bestellmenge (EOQ) zu deinem Geschäftsmodell passen
- Ob du deine Bestellpunkte, Lieferant:innen oder Produktkategorien anpassen solltest, wenn sich dein Sortiment oder deine Zielgruppe verändert
- Regelmäßige Überprüfungen machen deine Lagerprozesse effizient und anpassungsfähig.
Inventarverwaltungssysteme
Jedes Unternehmen sollte versuchen, menschliche Fehler im Inventarmanagement so weit wie möglich zu eliminieren. Dies bedeutet in der Regel den Einsatz von Inventarsoftware.
Inventarmanagementsoftware
Inventarsoftware gibt es als eigenständiges Programm oder integriert in E-Commerce-Plattformen wie Shopify. Sie ermöglicht es dir, zu überwachen, wann Inventar aufgefüllt werden muss, sowie Bestellungen vom Verkauf bis zur Lieferung nachzuverfolgen.
Inventarmanagement-Apps
Inventarmanagement-Apps erlauben es dir, den aktuellen Status deines Lagers in Echtzeit zu verfolgen. Diese Apps sind besonders praktisch für Mitarbeiter:innen, die aktiv am Betrieb beteiligt sind, da sie Informationen auf einem Smartphone oder Tablet abrufen können.
Die meisten Apps bieten Funktionen wie Bestandsmengen- und Standortverfolgung, Bestandswarnungen und Bestellüberwachung. Beliebte Apps für Shopify-Händler:innen sind:
- Stocky: Leistungsstarke und detaillierte Bestandsverfolgung in Echtzeit.
- Thrive by Shopventory: Verbindet mehrere Shopify-Konten und automatisiert Bestellungen.
- ShipHero: Prognose von Nachfrage, Automatisierung von Einkäufen und mehr.
- Zoho: Integration mit Zoho CRM und Zoho Books.
Inventarmanagement mit Shopify
Wenn du dein Unternehmen mit Shopify betreibst, ist das Inventarmanagement bereits integriert. Du kannst die Bestandsverfolgung einrichten, deinen Lagerbestand anzeigen und Bestandsmengen in der Bestandsübersicht deines Shopify-Adminbereichs anpassen.
Shopify ermöglicht es dir auch, die Historie von Bestandsanpassungen und Transfers für Varianten einzusehen, die über die Plattform verfolgt werden.
Zusätzlich bietet Shopify Bestandsberichte, die dir deinen Lagerbestand am Monatsende zeigen. Zu den verfügbaren Berichten gehören:
- Durchschnittlich verkaufte Bestandsmenge pro Tag
- Prozentual verkaufter Bestand
- ABC-Analyse nach Produkt
- Verkaufsrate von Produkten
- Tage bis zum Verbrauch des Inventars
Um diese Berichte zu finden, gehe wie folgt vor:
- Rufe deinen Shopify-Adminbereich auf und navigiere zu Berichte > Berichte.
- Klicke auf Kategorien.
- Filtere die Berichte, um nur Inventarberichte anzuzeigen, indem du auf Inventar klickst.
Die Zukunft der Inventarverwaltung
Die Technologie entwickelt sich in rasantem Tempo weiter, und viele dieser neuen Technologien finden Anwendung im Inventarmanagement.
Prädiktive Analysen
Prädiktive Analysen nutzen eine Kombination aus Automatisierung, Daten und maschinellem Lernen, um genaue Prognosen und Analysen zu erstellen. Algorithmen basierte Modelle bieten Einzelhändler:innen datengestützte Einblicke, die das Inventarmanagement verbessern können. Diese Technologie wird mit der Zeit immer präziser, je mehr Daten zur Verfügung gestellt werden.
Künstliche Intelligenz
Künstliche Intelligenz (KI) entwickelt sich ständig weiter und findet immer mehr Anwendungen im Inventarmanagement. Selbstkorrigierende KI-Tools für Unternehmen ermöglichen es, automatisierte Entscheidungen zu treffen und in Echtzeit auf Kundennachfragen zu reagieren.
Internet of Things (IoT)
IoT-Geräte können die Zeit verkürzen, die Mitarbeiter:innen benötigen, um Bestände zu finden, indem sie Echtzeit-Standortdaten bereitstellen. Diese Daten helfen dir, fundierte und effektive Entscheidungen in der Inventarverwaltung zu treffen, da du genau weißt, wie viel Bestand verfügbar ist und wo er sich befindet.
Kontrolliere deinen Bestand mit effektivem Inventarmanagement von Shopify
Ein Inventarmanagementsystem reduziert Lagerhaltungskosten, hilft dir, Verkaufsmuster zu analysieren, zukünftige Verkäufe vorherzusagen und dich auf das Unerwartete vorzubereiten. Mit einem durchdachten Inventarmanagement können Unternehmen ihre Rentabilität und Überlebensfähigkeit erheblich steigern.
Dieser Beitrag erschien ursprünglich im Shopify.com-Blog und wurde übersetzt.
