POS: cos’è, come funziona e come sceglierlo in base alle vostre esigenze di pagamento

POS

Accettare pagamenti con carta all’interno dei negozi fisici non è solo una tendenza in forte crescita, la presenza di un POS all’interno del proprio esercizio commerciale è obbligatoria. E non rispettare questa legge vuol dire accettare il rischio di incorrere in pesanti sanzioni (che in Italia scatteranno a partire dal 1° gennaio 2023, anche se si vocifera che la data potrebbe essere anticipata di qualche mese).

Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, utilizzare un POS non è affatto un’impresa impossibile. 

Basta avere le idee chiare su cos’è il POS, come funziona e come sceglierlo. Ed è proprio quello di cui parleremo in questo articolo.  

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Cos’è il POS?

Il POS è un sistema di pagamento che le aziende utilizzano per gestire le transazioni che avvengono tramite carte di credito o debito. 

Fino a qualche anno fa, disporre di un POS nel proprio punto vendita voleva dire avere un ingombrante registratore di cassa con un dispositivo esterno che registrava acquisti e vendite. 

Oggi le cose sono cambiate, e potete aggiungere un POS al vostro negozio in modo estremamente semplice. Non solo, le soluzioni più moderne automatizzano anche altri tipi di operazioni, dagli acquisti dei clienti alla gestione dell’inventario, rendendo il vostro lavoro molto più semplice.

Normalmente, un sistema di POS include diversi accessori:

  • Uno scanner di codici a barre
  • Una stampante per le ricevute
  • Un terminale per la lettura delle carte
  • Un dispositivo connesso a internet in grado di supportare l’app del POS

POS: significato

POS è un acronimo inglese che sta per Point Of Sale, letteralmente “punto di vendita”. 

In pratica si tratta del dispositivo dove avvengono, appunto, le vendite, e grazie al quale i business possono tenere traccia di tutte le transazioni. 

Quanti tipi di POS esistono?

Tra i consumatori che preferiscono pagare con la carta, e le leggi in perenne cambiamento che impongono la presenza dei POS, non sorprende che esistano diversi tipi di POS. 

  • POS fisso: il POS più tradizionale, quello che siete abituati a vedere nelle casse più comuni. Si tratta del dispositivo adibito alla lettura delle carte di debito e di credito connesso tramite linea telefonica o cavo LAN.
  • POS wireless: questo POS non è connesso tramite cavo, e ha un raggio d’azione massimo di circa 10 metri tramite connessione Bluetooth. 
  • POS GSM/GPRS: POS dotato di scheda SIM, il che vuol dire che offre la possibilità di effettuare transazioni in modo indipendente, senza la necessità di un collegamento tramite linea fissa. 
  • POS mobile/portatile: è la versione più moderna dei POS, ed è connesso tramite Bluetooth a un dispositivo smart (smartphone o tablet) sul quale è installata un’app che gestisce il terminale. 

Capire quali sono, come funzionano e quali sono le principali differenze tra i vari tipi di POS è essenziale per decidere quale tipo di POS dovreste utilizzare per il vostro business.

tipologie di pos

Come funziona il pagamento con POS?

Quindi, come funziona un pagamento con POS? 

  1. Un cliente decide di acquistare un prodotto o servizio, e chi si trova in cassa utilizza il lettore di codici a barre per individuare il prezzo del prodotto (alcuni POS mobili vi permettono di leggere i codici direttamente dalla fotocamera dello smartphone o tablet su cui è installata l’app).
  2. Il sistema POS calcola il prezzo, incluse anche eventuali tariffe, IVA, ecc., e aggiorna l’inventario. 
  3. Il cliente paga con la propria carta, fisica o digitale, e la sua banca autorizza la transazione. 
  4. La transazione è finalizzata, il pagamento è avvenuto con successo e viene creata una ricevuta fisica o digitale, che sarà inviata o consegnata al cliente. 

Come vedete, il funzionamento è abbastanza semplice.

pagamento con point of sale

E per i pagamenti contactless?

I pagamenti contactless, letteralmente “senza contatto”, sono quei pagamenti che avvengono sfiorando il POS con il bancomat o con il proprio dispositivo mobile abilitato. 

La principale differenza è che non è necessario inserire o strisciare una carta fisica nel POS, e la transazione diventa quindi automaticamente più rapida. 

Ricordate che se è necessario inserire o strisciare la carta fisica del cliente, il POS richiede l’inserimento del PIN. Al contrario, il metodo contactless non richiede alcun PIN per transazioni inferiori a 50€. 

Le principali funzionalità di un POS

Cosa possono fare i POS, oltre a gestire le transazioni con carta? 

I software POS sono un po’ il centro di controllo del tuo business. I più semplici gestiscono solo i pagamenti, mentre le soluzioni più complete offrono anche diversi strumenti, dai report sulle vendite alla gestione dell’inventario. 

Ecco le principali funzionalità di un sistema POS:

  • Elaborazione dei pagamenti
  • Gestione dell’inventario
  • Report su vendite e guadagni
  • Gestione dei dipendenti
  • CRM (Customer Relationship Management) 
  • Ricevute
  • Supporto mance 

Attenzione: Shopify ha un sistema POS tutto suo che offre tutto l’occorrente per combinare le vendite di persona alle vendite online.

Perché utilizzare un POS portatile?

Il POS portatile, o POS mobile, è la tipologia di POS più moderna e innovativa disponibile per i commercianti. 

Il primo vantaggio del POS mobile è che vi permette di accettare pagamenti ed effettuare transazioni ovunque, in qualunque momento, semplicemente tramite la connessione dati del dispositivo su cui avete installato la relativa app. 

Questa flessibilità, spesso sottovalutata da chi ha un negozio fisico e svolge la propria attività solo al suo interno, rappresenta una funzionalità incredibile per i professionisti “on the go” come artigiani, insegnanti privati, tassisti o ristoratori che effettuano consegne a domicilio. 

Inoltre, la funzionalità smart di questo sistema lo rende decisamente più economico rispetto ai sistemi POS tradizionali. 

Affidandovi a un POS portatile non dovrete infatti sostenere costi per l’acquisto di hardware, canoni d’uso, rete fissa e installazione fisica che invece sono inevitabili con i POS tradizionali. 

In ultimo, ma decisamente non per importanza, un sistema moderno e smart per la gestione dei pagamenti vi consentirà di offrire una migliore customer experience ai vostri clienti. 

Non solo ne gioverà la vostra immagine, dimostrando di essere un business al passo coi tempi, un sistema più rapido e un pagamento più fluido vi permetterà di offrire la stessa semplicità dei pagamenti online anche nei pagamenti di persona. 

Come al solito, mettetevi nei panni dei vostri clienti: preferirebbero attendere che il POS si colleghi alla rete e tornare a casa con uno scontrino cartaceo, o pagare con un “tap” e ricevere lo scontrino via email o SMS? 

Conclusione

A questo punto dovreste avere le idee abbastanza chiare su cosa sono i POS e su come funzionano. 

Tutto quello che resta da fare è capire quale POS è più adatto alla vostra attività. Per farlo, potete iniziare consultando la nostra guida sui migliori POS per commercianti.

Ricordate sempre che solo voi sapete davvero come funziona e di cosa ha bisogno la vostra attività, e solo voi conoscete le vostre aspettative per il futuro. 

Ad ogni modo, qualunque sia la fase in cui si trova il vostro business, un POS vi permetterà di gestire i pagamenti in modo decisamente più fluido ed efficiente, e vi garantirà di rispettare i requisiti legali dei negozi fisici.

Domande frequenti sui sistemi POS

Cos’è il POS?

Il POS, o Point Of Sale, è un terminale di pagamento che permette di effettuare transazioni con carte di credito o debito, fisiche o virtuali.

Come funziona il pagamento tramite POS?

Per pagare tramite POS basta digitare l’importo da addebitare sulla tastiera del dispositivo, o sullo smartphone o tablet associato, e leggere la carta del cliente (strisciandola, inserendola o tramite contactless).

Come si usa il POS?

Il POS è un sistema di pagamento che si collega tramite una rete fissa o tramite app mobile. Nel caso di collegamento tramite rete fissa sarà necessario un cavo LAN o una connessione Bluetooth, mentre i POS portatili o mobili utilizzano la rete 3G o WiFi del dispositivo (smartphone o tablet) a loro connesso.

Quanto costa il POS?

I POS hanno costi variabili. Alcuni prevedono una spesa fissa mensile, mentre altri fornitori di POS guadagnano dalle commissioni su ogni acquisto.
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