Voorraadbeheer – de beste methodes voor jouw bedrijf

Vroeger brak het koude zweet me al uit bij het horen van het woord “voorraad”. Op de middelbare school had ik een bijbaantje als verkoopmedewerker, en voorraad betekende tellen, tellen en nog eens tellen. Veel bedrijven maken aan het eind van het jaar de balans op door hun hele fysieke voorraad handmatig te tellen en daarna te vergelijken met de gegevens in hun boekhouding. En voor grote bedrijven zoals waar ik voor werkte betekende dat dat iedereen de handen uit de mouwen moest steken.

Pas toen ik meer leerde over het runnen van een bedrijf besefte ik hoe belangrijk efficiënt voorraadbeheer is. Je voorraad is waar je geld in zit, en dat geld (en een beetje meer) krijg je terug op het moment dat je een item verkoopt.

Kortom, het hebben van een (grote) voorraad betekent dat er (veel) geld in je bedrijf zit. Daarom is het zeker voor een beginnend bedrijf extra belangrijk om je voorraad zo efficiënt mogelijk te beheren, want net als cashflow kan dat het verschil maken tussen overleven en kopje onder gaan.

Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheer bestaat uit het bijhouden, schriftelijk of op de computer, van de opgeslagen goederen van je webshop: hun gewicht, afmeting, hoeveelheid en locatie. Het doel van voorraadbeheer is om de kosten van opslag en management zo laag mogelijk te houden, door winkeleigenaren precies te laten weten wanneer producten of materialen aangevuld moeten worden.

Wat is voorraadcontrole?

Voorraadbeheer en voorraadcontrole kunnen door elkaar heen gebruikt worden. Bij het controle element komt het er vooral op neer dat je controle hebt over je voorraad, meestal omdat je het goed bijhoudt. Je inventaris is veel makkelijker te controleren als je een gecentraliseerd voorraadbeheersysteem gebruikt.

Waarom is voorraadbeheer belangrijk?

Met efficiënt voorraadbeheer zorg je dat je bedrijf voldoende voorraad heeft om de vraag van de klant te kunnen bijbenen. Als dit beheer niet goed aangepakt wordt kan een bedrijf verlies lijden: of je loopt potentiële omzet mis wegens gebrek aan voorraad, of je verspilt geld doordat je te veel voorraad ingekocht hebt. Daarnaast helpt voorraadbeheer je bedrijf bij de volgende zaken:

Voorraadbeheer helpt je om:

1. Verspilling te voorkomen

Als je producten met een uiterste houdbaarheidsdatum zoals voedsel of make-up verkoopt, loop je altijd het risico dat producten die niet snel genoeg verkocht worden over datum gaan. Met slim voorraadbeheer voorkom je dat je producten weg moet gooien.

2. Dead stock te voorkomen

Dead stock is voorraad die je niet langer kunt voorkopen omdat het niet meer relevant is: Denk aan modegevoelige items die “uit” zijn, seizoensproducten in het verkeerde seizoen, etc. Met een degelijke voorraadbeheerstrategie kun je dit soort kostbare voorraadfouten voorkomen.

3. Opslagkosten te besparen

De kosten voor het opslaan van goederen zijn variabel. Daarmee wordt bedoeld dat ze afhankelijk zijn van de hoeveelheid voorraad die je hebt. Als je te veel van één product hebt ingeslagen of een product hebt dat niet verkoopt gaan je opslagkosten omhoog. Door dit te voorkomen kun je geld besparen.

Voorraadbeheer verbetert je cashflow

Goed voorraadbeheer is niet alleen kostenefficiënt, het verbetert je cashflow ook op andere manieren. Vergeet niet, voorraad zijn producten waar je al met cash (dus ook elektronische betalingen) voor betaald hebt, en die je hopelijk ook weer cash gaan opleveren. Maar zolang ze in je magazijn staan heb je die cash niet. Hoe mooi je producten ook zijn, je kunt er de huur van je opslag of winkelpand niet mee betalen.

Daarom is het belangrijk om voorraadbeheer onderdeel van je cashflow management te maken. Voorraad heeft directe invloed op verkoop (omdat het bepaalt hoeveel je kunt verkopen) en uitgaven (omdat het bepaalt wat je moet kopen). Deze twee elementen hebben grote invloed op de hoeveelheid cash die je beschikbaar hebt. Kortom, beter voorraadbeheer betekent meer controle over je cashflow.

Met een degelijk voorraadbeheersysteem weet je precies hoeveel items je hebt, en gebaseerd op hoeveel je verkoopt kun je voorspellen wanneer je voorraad op zal raken en aangevuld moet worden. Zo voorkom je dat je omzet misloopt (cruciaal voor cashflow) én kun je vooruitplannen door alvast geld opzij te zetten voor het inkopen van nieuwe voorraad.

Het geld dat je uitgeeft aan je voorraad is geld dat je niet aan de groei van je bedrijf kunt besteden - sla dus in met beleid.

11 essentiële voorraadbeheertechnieken

Je voorraadbeheer is iets wat je volledig aan de behoeftes van je bedrijf kunt aanpassen. Daarom verschilt de perfecte voorraadbeheermethode ook per bedrijf.

Dat neemt niet weg dat elk bedrijf ernaar moet streven om de grootste probleemfactor in voorraadbeheer - menselijke fouten - zoveel mogelijk te voorkomen. En dat betekent je voorraadbeheer automatiseren door middel van specialistische software. Goed nieuws: Shopify webshops hebben deze software als standaard.

Welke methode of systeem je uiteindelijk ook gaat gebruiken, de volgende technieken zorgen altijd voor beter voorraadbeheer – en een betere cashflow.

1. Basislevels bepalen
2. First in, first out (FIFO)
3. Goede verstandhouding met leveranciers
4. Plan B (en C, en D)
5. Regelmatige inspectie
6. ABC-indeling
7. Accurate projecties
8. Last in, first out (LIFO)
9. Just-in-time (JIT)
10. Buffervoorraad
11. Bestelpunt

1. Basislevels bepalen

Voorraadbeheer wordt meteen makkelijker als je voor elk van je producten een basislevel bepaalt, de minimale hoeveelheid die altijd aanwezig moet zijn. Als je voorraad hieronder komt is het tijd om meer te bestellen.

Goed voorraadbeheer betekent dat je de kleinst mogelijke hoeveelheid inkoopt die zorgt dat je weer boven je basislevel komt. Dit basislevel kan voor elk product anders zijn, gebaseerd op hoe snel het verkoopt en hoelang de levertijd is. Het bepalen van een basislevel voor een product vergt wat zoek- en puzzelwerk, maar als je het juiste level gevonden hebt maakt dat bestellen stukken makkelijker. En een basislevel helpt niet alleen jou om sneller te beslissen, maar betekent ook dat je je personeel zelfstandig beslissingen kunt laten nemen.

Omdat omstandigheden kunnen veranderen is het een goed idee om elke paar maanden te kijken of je eerder bepaalde basislevels nog wel werken, zodat je ze kunt aanpassen aan veranderende behoeftes.

Als je je bestellingen door derden laat verwerken kun je dit soort “voorraadtriggers” instellen en ze gebruiken om terugkerende fluctuaties in vraag te leren herkennen en zo betere projecties te maken.

2. First in, first out (FIFO)

First-in, first-out (FIFO) is een kernbegrip in voorraadbeheer. Het betekent dat je zorgt dat je oudste voorraad (first in) het eerst verkocht wordt (first out), niet je nieuwste voorraad. Dit principe is vooral belangrijk voor producten die maar beperkt houdbaar zijn, omdat het zorgt dat je minder weg hoeft te gooien.

Maar ook voor producten die niet beperkt houdbaar zijn is FIFO een goed idee. Als dezelfde dozen altijd maar achter op de plank blijven staan kunnen ze scheuren en deuken oplopen. Bovendien verandert het uiterlijk van verpakkingen regelmatig, waardoor je zonder FIFO het risico loopt met verouderde producten te blijven zitten.

Om FIFO toe te passen moet je een strak georganiseerd magazijn hebben. Dit betekent onder andere dat nieuwe producten achteraan toegevoegd moeten worden zodat de oudste het meest vooraan staan. Als je je orderverwerking uitbesteed doet het bedrijf dit vermoedelijk al, maar het is de moeite waard om even na te vragen.

3. Een goede verstandhouding met leveranciers

Flexibiliteit is een belangrijk onderdeel van succesvol voorraadbeheer. Soms moet je producten die minder goed lopen terugsturen om ruimte te maken voor nieuwe producten, of producten die super goed lopen extra snel aanvullen. Daarnaast kun je te maken krijgen met fabrikanten die tijdelijk niet kunnen leveren of situaties waarin je je magazijn tijdelijk uit moet breiden. In al deze situaties maakt een goede verstandhouding het verschil tussen leveranciers die wel of niet met je willen meedenken en meewerken om een oplossing te vinden.  

Vooral de relatie met de leverancier van je producten is belangrijk. Zo is het vaak mogelijk om te onderhandelen over het minimale bestelaantal. Schroom niet om te vragen of dit aantal omlaag kan, dan hoef je minder items op voorraad te hebben.

Goede relaties draaien niet alleen om vriendelijkheid, maar ook om duidelijke, proactieve communicatie. Laat je leveranciers weten wanneer je een piek in je verkoop of bestellingen verwacht, zodat zij hun productie daaraan kunnen aanpassen. Het is ook een goed idee om ze te vragen of ze je tijdig willen laten weten dat een bepaald product niet (of minder) geleverd kan worden. Dan kun jij daar rekening mee houden in je marketing of op zoek gaan naar een vervangend product.

4. Plan B (en C, en D)

In voorraadbeheer kunnen er een aantal problemen ontstaan die je bedrijfsvoering volledig kunnen stilleggen als je er niet op voorbereid bent. Denk hierbij aan:

• Plotselinge toename in verkoop, waardoor je meer producten verkoopt dan je op voorraad hebt.
• Tijdelijk tekort aan cashflow waardoor je geen geld hebt voor een product wat je écht nodig hebt.
• Je magazijn is niet groot genoeg om momenten van topdrukte aan te kunnen.
• Door een rekenfout heb je minder voorraad dan je dacht.
• Een product wat niet goed loopt neemt veel te veel ruimte in beslag.
• Je leverancier kan niet meer leveren terwijl je wel bestellingen open hebt staan.
• Je leverancier houdt zonder overleg op met het maken van een product.

Elk bedrijf krijgt te maken met deze problemen. Richt je dus niet te veel op het voorkomen ervan, maar werk in plaats daarvan aan een plan van aanpak voor het moment dat ze onvermijdelijk de kop opsteken. Welke van de bovenstaande risico’s loopt jouw bedrijf en wat is je plan B in dat geval? Hoe ga je het aanpakken? Welke stappen ga je zetten om ze op te lossen? Welke invloed heeft elk probleem op andere aspecten van je bedrijf? Ook hier is een goede verstandhouding met je leveranciers cruciaal.

5. Regelmatige inspectie

Regelmatige inspectie is essentieel. Meestal kijken bedrijven naar de gegevens uit hun software en de rapporten van hun magazijn om te weten hoeveel voorraad ze hebben. Maar het is ook belangrijk om te checken of die gegevens wel echt kloppen. Er zijn een aantal manieren waarop je dit aan kunt pakken:

Fysieke inventarisatie

Bij een fysieke inventarisatie wordt in één keer alle voorraad geteld. Veel bedrijven doen dit aan het eind van het jaar omdat dat handig uitkomt met hun boekhouding en belasting. Fysieke inventarisaties worden meestal maar één keer per jaar gedaan, maar zitten desondanks vaak de bedrijfsvoering enorm in de weg (en zijn erg saai om uit te voeren). En als je een afwijking in de gegevens aantreft is het vaak lastig om te achterhalen waar in de afgelopen 12 maanden het precies fout is gegaan.

Spot checks

Als er bij je jaarlijkse inventarisatie (te) vaak problemen naar voren komen, of als je veel producten hebt, kan het een goed idee zijn om spot checks te doen als aanvulling op de jaarlijkse inventarisatie. Bij spot checks doe je een fysieke inventarisatie van één product en vergelijk je het met je gegevens. Dit doe je op willekeurige momenten, niet op gezette tijden. Goede kandidaten voor spot checks zijn producten waar eerder inventarisatieproblemen mee waren en producten die heel snel verkopen.

Cycle counting

In plaats van hun hele voorraad in één keer te inventariseren, gebruiken sommige bedrijven cycle counting om hun gegevens te checken. Cycle counting houdt in dat je je fysieke inventarisatie in stukjes hakt en elke dag, week of maand een ander product checkt. Producten die heel snel verkopen of heel duur zijn worden daarbij vaker dan één keer per jaar gecheckt.

6. ABC-indeling

Sommige producten leveren meer op dan andere. Met een ABC-analyse geef je de producten in je voorraad een label gebaseerd op welk percentage van je omzet ze vertegenwoordigen:

Dit betekent dat je A-voorraad je waardevolste en meest winstgevende producten bevat en dat je er altijd een goede hoeveelheid van op voorraad moet hebben om geen omzet mis te lopen. Je C-voorraad loopt het langzaamst of is zelfs dead stock - deze producten kun je het beste met korting verkopen. Zo maak je ruimte vrij in je magazijn en verbeter je je cashflow.

7. Accurate projecties

Goed voorraadbeheer komt grotendeels neer op accurate voorspellingen van toekomstige vraag, iets wat niet makkelijk is. Er zijn enorm veel variabelen en je kunt simpelweg niet alles voorspellen – maar je kunt wel je best doen om zo dicht mogelijk bij de werkelijkheid te komen. De volgende factoren kunnen je helpen bij het maken van accurate projecties:

• Trends in de markt
• De omzet van deze week vorig jaar
• De groei in dit jaar
• Gegarandeerde omzet uit contracten en abonnementen
• Seizoenstrends en de algemene staat van de economie
• Geplande promoties
• Geplande advertentiekosten

Mocht je nog andere factoren hebben die je kunnen helpen bij het voorspellen van de vraag, neem die dan zeker ook mee.

8. Last in, first out (LIFO)

Bij de last in, first out, oftewel LIFO, voorraadbeheermethode worden de producten die je het recentst hebt aangeschaft ook het eerst verkocht - het tegenovergestelde van FIFO.

Bij LIFO draait het allemaal om minder belasting betalen. Deze methode gaat ervanuit dat productkosten altijd een beetje stijgen, dus je nieuwste voorraad heeft je ook het meest gekost. Als je die vervolgens verkoopt voor een prijs die al langere tijd hetzelfde is, maak je dus iets minder winst en heb je op die manier minder belastbaar inkomen.

Over het algemeen is LIFO een hele moeilijke voorraadbeheermethode. Als je je oudste producten achter in de kast houdt is er grote kans dat ze overbodig of onverkoopbaar worden. Dit geldt zowel voor producten met als zonder houdbaarheidsdatum. Items raken snel beschadigd, versleten of achterhaald.

9. Just-in-time (JIT)

Just-in-time (JIT) voorraadbeheer is voor bedrijven die graag risico nemen, alhoewel efficiënt voorraadbeheer al een deel van het risico wegneemt. Met JIT ga je voor het absolute minimum aan voorraad met zero buffer.

Voor JIT heb je zorgvuldige en accurate planning en projectie nodig, maar het kan een goede methode zijn voor merken die heel snel groeien en hun lanceringen en nieuwe producten strak gepland hebben.

10. Buffervoorraad

Buffervoorraad of safety stock moet je zien als een noodvoorraad – inventaris die je “bewaart” voor noodgevallen. In werkelijkheid is dit het punt waarop je meer moet bestellen voordat je je noodvoorraad nodig gaat hebben.

De formule voor buffervoorraad:

Het is een goed idee om een buffervoorraad aan je voorraadbeheerstrategie toe te voegen. Het kan je redding betekenen als je leveranciers plotseling niet kunnen leveren, geleverde producten beschadigd blijken of een ander niet te voorspellen maar ingrijpend probleem met je voorraad de kop opsteekt.

11. Bestelpunt

Het bestelpunt van een product is het aantal waarbij je nieuwe items moet bestellen. Als je eenmaal weet op welk punt je bij je buffervoorraad komt, kun je dat combineren met de levertijd om het perfecte bestelpunt te berekenen.

Daarbij kun je de volgende formule gebruiken:

Het bepalen van een bestelpunt is een vitaal onderdeel van efficiënt voorraadbeheer, maar kan enorm veel tijd kosten als je heel veel producten hebt. Betrouwbare voorraadbeheersoftware maakt het hele proces stukken makkelijker.

Ook kleine bedrijven hebben baat bij een voorraadbeheersysteem

Veel kleine bedrijven beginnen met een simpel handmatig voorraadbeheersysteem, maar merken al snel dat dat niet voldoet, zeker als ze plannen hebben om te groeien. Daarnaast is deze methode veel te gevoelig voor het soort rekenfouten die een bedrijf al snel enorm veel geld kunnen kosten.

Goede voorraadbeheersoftware biedt volop handige functies: een melding zodra voorraad beneden een bepaald punt komt, automatische bestellingen, inventarisrapporten en nog veel meer. Al deze functies tezamen geven je complete controle over (en inzicht in) je bedrijf, en zorgen dat je precies weet waar je voorraad zich bevindt en hoeveel je van alles hebt.

Een voorraadbeheersysteem zoals Stocky, Shopify’s voorraadbeheersysteem voor Shopify POS Pro, biedt al deze geavanceerde voorraadbeheerfuncties en synchroniseert met je Shopify webshop in real time. En het beste eraan is dat het met je bedrijf meegroeit – zo kun je je bedrijf opschalen met een systeem dat jouw voorraad nu én in de toekomst perfect beheert.

Je voorraad onder controle

Een efficiënt voorraadbeheersysteem is onmisbaar. Het helpt je om je onkosten laag te houden, je bedrijf winstgevend te houden, verkoopanalyses en omzetprojecties te maken, en voorbereid te zijn op onverwachte situaties. Degelijk voorraadbeheer geeft een bedrijf een veel grotere overlevingskans en zorgt voor meer winst.

Tijd om grip op je voorraadbeheer te krijgen en niet meer onnodig geld te verliezen. Kies het voorraadbeheersysteem dat bij jouw bedrijf past en ga er vandaag nog mee aan de slag.

Lees ook: 5 tips voor een optimale magazijninrichting voor je webshop

Dit artikel is een vertaling van een origineel artikel van Casandra Campbell