Der Prozess des Auftragsmanagements beginnt, wenn eine Bestellung aufgegeben wird und endet, sobald der Kunde bzw. die Kundin das Paket erhalten hat. Es hat also für viele Aspekte des Unternehmens eine entscheidende Bedeutung. Damit deine Kund:innen ihre Bestellungen pünktlich geliefert bekommen, ist die Überwachung der Auftragsausführung unerlässlich. So förderst du die Kundenzufriedenheit und kannst schlussendlich deinen Umsatz steigern.
Wir zeigen dir in diesem Beitrag, welche Funktionen das Auftragsmanagement erfüllt und wo die Vorteile der Automatisierung liegen.
Welche Aufgaben zählen zum Auftragsmanagement?
Auftragsmanagement umfasst die Annahme, Priorisierung, Dokumentation und Durchführung von Aufträgen sowie regelmäßige Qualitätskontrollen zur Sicherstellung der Kundenzufriedenheit.
Was ist Auftragsmanagement?
Das Auftragsmanagement ermöglicht es Unternehmen, den gesamten Ausführungsprozess zu koordinieren. Dazu gehören unter anderem Auftragserfassung, Bestandsverwaltung und Serviceverfügbarkeit. Abhängig von den Bedürfnissen eines Unternehmens sieht der damit verbundene Arbeitsablauf immer unterschiedlich aus. Zu einem typischen Prozess im Auftragsmanagement zählen jedoch in der Regel drei Schritte:
- Platzierung (Placement): Über ein automatisiertes Formular wird die Bestellung eines Kunden bzw. einer Kundin aufgegeben. Diese Angaben werden durch Mitarbeitende des Verkaufsteams geprüft und die Bestellung wird bestätigt.
- Verwaltung des Lagerbestands (Inventory Management): Hierzu zählt die gesamte Überwachung der Lagerbestände, da diese mit den Anforderungen des Unternehmens schwanken können.
- Erfüllung (Fulfillment): In diesem Schritt bestätigt ein Lagermitarbeiter bzw. eine Lagermitarbeiterin die Versanddetails, es wird eine Rechnung erstellt und der Auftrag wird schließlich ausgeführt.
Für den Erfolg eines Unternehmens ist es unerlässlich, ein gutes Auftragsmanagement umzusetzen. Denn nur ein einzelner Verarbeitungsfehler kann sich auf die gesamte Lieferkette auswirken und den Umsatz beeinträchtigen. Es ist also an dieser Stelle besonders wichtig, mit Präzision, Strenge und Zuverlässigkeit zu arbeiten, um Fehler zu vermeiden. Eine optimale Verwaltung von Kundenaufträgen ermöglicht es dir, dringende Aufträge zu identifizieren, die Anzahl der zu versendenden Bestellungen zu verfolgen, Auftragsverzögerungen zu vermeiden, strategische Kund:innen im Fokus zu behalten und vieles mehr.
Auftragsmanagement vs. Bestellverwaltung: Der Unterschied
Bei der Bestellverwaltung geht es um den Prozess, Kundenbestellungen per Telefon, Post, Fax, E-Mail oder online einzuholen und rechtzeitig und genau über die bestellten Produkte und Dienstleistungen zu informieren.
Das Auftragsmanagement umfasst hingegen den Prozess der Verwaltung von Kundenaufträgen – von der Auftragsannahme über die Erfüllung bis hin zur Rechnungserstellung und Dokumentation. Im Gegensatz zur Bestellverwaltung umfasst das Order Management also jeden Aspekt, der mit Kundenaufträgen in Verbindung steht.
Lesetipp: Erfahre, was es mit dem Lagerumschlag auf sich hat und wie du ihn berechnest.
Was ist ein Auftragsverwaltungssystem?
Ein Auftragsmanagementsystem ist für einen effizienten Lagerbetrieb unerlässlich. Diese Softwarelösungen unterstützen dich dabei, den gesamten Lebenszyklus eines Auftrags digital verwalten zu können. Mit Hilfe eines Auftragsverwaltungssystems bündelst du alle Informationen aus den Teilprozessen (z. B. Wareneingang, Lagerverwaltung, Auftragsabwicklung und Kundenservice) in einer Benutzeroberfläche und kannst Arbeitsabläufe automatisieren.
Somit schaffst du Transparenz sowohl innerhalb des Unternehmens als auch für die Kund:innen, die jederzeit über den aktuellen Status ihres Auftrags informiert werden können.
Funktionen einer Auftragsmanagement-Software
Durch die Automatisierung manueller Prozesse und die Reduzierung von Fehlern ermöglicht eine Auftragsmanagement-Software eine Kostenkontrolle und Steigerung der Einnahmen.
Je reibungsloser das Programm läuft, desto reibungsloser läuft der Auftragsmanagementprozess und desto schneller können Aufträge erfüllt werden. Das Risiko, dass deine Kundschaft falsche Artikel erhält oder die Frustration von Auftragsrückständen erlebt, sinkt dadurch enorm.
Die folgenden Aufgaben erfüllt eine Auftragsmanagement-Software unter anderem:
- Bestandsverwaltung: Eine wichtige Funktion von Auftragsmanagement-Systemen ist die Kontrolle des Lagerbestands. Du kannst Waren so automatisch nachbestellen, wenn deren Bestand niedrig ist. Damit kann ein erfolgreiches Auftrags-Fulfillment gewährleistet werden und deine Kosten werden außerdem niedrig gehalten.
- Vertriebsautomatisierung: Durch die Automatisierung des gesamten Vertriebsprozesses kannst du deinen Workload reduzieren, indem du den Überblick über jeden Aspekt des Verkaufs behältst – einschließlich bestellter Produkte, getätigter Zahlungen und dem Lieferstatus.
- Versand und Wareneingang: Auch den Überblick über Lieferungen und Wareneingänge kannst du stets behalten, indem du auf Echtzeitdaten zum Status der einzelnen Lieferungen zugreifen kannst und Benachrichtigungen erhältst, falls Probleme auftreten.
- Kundenverwaltung: Mit einer Auftragsmanagement-Software kannst du alle Aspekte der Customer Journey verwalten – von der Leadgenerierung über die Bindung bis hin zum Cross-Selling.
- Reporting: Eine weitere wichtige Funktion ist die Analyse deiner Leistung. So kannst du Verbesserungsbedarf identifizieren und feststellen, was deine Top-Produkte, Top-Kund:innen usw. sind.
Vorteile einer Auftragsmanagement-Software
Dass eine Auftragsmanagement-Software einige Vorteile für dein Unternehmen zu bieten hat, hast du sicher im vorangegangenen Abschnitt bereits herauslesen können. Wir zeigen dir jetzt noch einmal genau, warum sich der Einsatz einer Software für dein Auftragsmanagement lohnt.
#1 Effiziente Automatisierung
Wenn du eine Softwarelösung für die Auftragsabwicklung einsetzt, sparst du Arbeitsstunden ein und senkst damit Arbeits- bzw. Personalkosten. Eine Auftragsmanagement-Software setzt komplett auf Automatisierung – vom Betrieb der Storefront bis zur Auslieferung.
#2 Geschäftswachstum
Durch den Einsatz einer Software hast du mehr Zeit, um dich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren: deine Kund:innen. Du kannst diese Zeit beispielsweise nutzen, um Kundendaten zu sammeln und zu analysieren. Das hilft dir dabei, die Auswahl in deinem Shop zu optimieren und stärkere Kundenbeziehungen aufzubauen.
#3 Genauere Bestandsverwaltung
Mit einer automatisierten Bestandsverwaltung reduzierst du Benutzerfehler deiner Mitarbeitenden – denn bei der manuellen Eingaben kann es schneller zu Tippfehlern etc. kommen.
#4 Informationen in Echtzeit
Dank aktuellen Informationen auf Knopfdruck kannst du auftretende Probleme schnell lösen – noch bevor sie sich auf den Kundenservice auswirken oder den Verkaufszyklus unterbrechen.
#5 Zentralisierte Daten
In deinem Dashboard für die Auftragsverwaltung sollten Buchhaltungs-, Bestands- und Kundeninformationen übersichtlich kombiniert sein. So kannst du dein Geschäft und deine Verkäufe leichter verfolgen.
Fazit
Für dein Unternehmen ist eine gelungene Auftragsverwaltung ein ausschlaggebender Punkt, um die Kundenzufriedenheit zu sichern. Heute geht es beim Auftragsmanagement nicht mehr nur um die Bearbeitung von Aufträgen, sondern vielmehr um die Integration aller kundenseitigen Systeme, die sich auf die Erfahrung nach dem Kauf auswirken (also beispielsweise ERP oder CRM) – und viel wichtiger, diese allen Beteiligten auf einer einzigen Plattform zur Verfügung zu stellen.
