Der Prozess des Auftragsmanagements beginnt, wenn eine Bestellung aufgegeben wird und endet, sobald der Kunde bzw. die Kundin das Paket erhalten hat. Es hat also für viele Aspekte des Unternehmens eine entscheidende Bedeutung. Damit deine Kund:innen ihre Bestellungen pünktlich geliefert bekommen, ist die Überwachung der Auftragsausführung unerlässlich. So förderst du die Kundenzufriedenheit und kannst schlussendlich deinen Umsatz steigern.
Wir zeigen dir in diesem Beitrag, welche Funktionen das Auftragsmanagement erfüllt und wo die Vorteile der Automatisierung liegen.
Welche Aufgaben zählen zum Auftragsmanagement?
Zu den gängigen Aufgaben des Auftragsmanagements zählen die Annahme eines Auftrags, Priorisierung aller vorliegenden Aufträge, Dokumentation der Auftragsabwicklung, Aufgabenverteilung und schließlich die Durchführung des Auftrags. Während der gesamten Abwicklung sollten regelmäßig Qualitätskontrollen durchgeführt werden, um die Zufriedenheit der Kund:innen zu gewährleisten.
Inhaltsverzeichnis:
- Was ist Auftragsmanagement?
- Was ist der Unterschied zwischen Auftragsmanagement und Bestellverwaltung?
- Was ist ein Auftragsverwaltungssystem?
- Welche Funktionen hat eine Auftragsmanagement-Software?
- Vorteile eine Auftragsmanagement-Software
Was ist Auftragsmanagement?
Das Auftragsmanagement ermöglicht es Unternehmen, den gesamten Ausführungsprozess zu koordinieren. Dazu gehören unter anderem Auftragserfassung, Bestandsverwaltung und Serviceverfügbarkeit. Abhängig von den Bedürfnissen eines Unternehmens sieht der damit verbundene Arbeitsablauf immer unterschiedlich aus. Zu einem typischen Prozess im Auftragsmanagement zählen jedoch in der Regel drei Schritte:
1. Platzierung (Placement)Über ein automatisiertes Formular wird die Bestellung eines Kunden bzw. einer Kundin aufgegeben. Diese Angaben werden durch Mitarbeiter:innen des Verkaufsteams geprüft und die Bestellung wird bestätigt.
2. Verwaltung des Lagerbestands (Inventory Management)Hierzu zählt die gesamte Überwachung der Lagerbestände, da diese mit den Anforderungen des Unternehmens schwanken können.
Lesetipp: Alles rund um die Inventarverwaltung kannst du in diesem Beitrag nachlesen.
3. Erfüllung (Fulfillment)In diesem Schritt bestätigt ein Lagermitarbeiter bzw. eine Lagermitarbeiterin die Versanddetails, es wird eine Rechnung erstellt und der Auftrag wird schließlich ausgeführt.
Für den Erfolg eines Unternehmens ist es unerlässlich, ein gutes Auftragsmanagement umzusetzen. Denn nur ein einzelner Verarbeitungsfehler kann sich auf die gesamte Lieferkette auswirken und den Umsatz beeinträchtigen. Es ist also an dieser Stelle besonders wichtig, mit Präzision, Strenge und Zuverlässigkeit zu arbeiten, um Fehler zu vermeiden. Eine optimale Verwaltung von Kundenaufträgen ermöglicht es dir, dringende Aufträge zu identifizieren, die Anzahl der zu versendenden Bestellungen zu verfolgen, Auftragsverzögerungen zu vermeiden, strategische Kund:innen im Fokus zu behalten und vieles mehr.
Lesetipp: Erfahre, warum sich die Auslagerung deiner Logistik mit 3PL lohnt.
Was ist der Unterschied zwischen Auftragsmanagement und Bestellverwaltung?
Bei der Bestellverwaltung geht es um den Prozess, Kundenbestellungen per Telefon, Post, Fax, E-Mail oder online einzuholen und rechtzeitig und genau über die bestellten Produkte und Dienstleistungen zu informieren.
Das Auftragsmanagement umfasst hingegen den Prozess der Verwaltung von Kundenaufträgen durch Verarbeitung und Erfüllung. Mitarbeiter:innen im Auftragsmanagement verwalten alle anderen Abteilungen einer Organisation, um sicherzustellen, dass das Unternehmen für die Bearbeitung neuer Aufträge gerüstet ist. Dazu zählen externe Partner:innen wie Lieferant:innen oder Logistikdienstleister:innen ebenso wie interne Abteilungen.
Lesetipp: Erfahre, was es mit dem Lagerumschlag auf sich hat und wie du ihn berechnest.
Der Unterschied liegt also darin, dass sich die Auftragsverwaltung um alle Aspekte im Zusammenhang mit den Kundenaufträgen eines Unternehmens kümmert – einschließlich der Verarbeitungs- und Fulfillment-Aufgaben während einer Bestellung.
Was ist ein Auftragsverwaltungssystem?
Werden Bestellungen verwaltet, sind praktisch alle Systeme und Prozesse in einer Lieferkette betroffen. Bei vielen Unternehmen wird die Auftragsverwaltung außerhalb der Organisation durchgeführt. Es werden verschiedene Partner:innen einbezogen, die beispielsweise Verpackung oder Distribution anbieten. Das führt schnell zu einer geringen Datentransparenz und zum Verlust der Kontrolle über Bestellungen.
Lesetipp: So kannst du eine Inventarsoftware nutzen.
Ein Auftragsmanagementsystem ist für einen effizienten Lagerbetrieb unerlässlich. Diese Systeme unterstützen dich dabei, den gesamten Lebenszyklus eines Auftrags digital verwalten zu können.
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Jetzt kostenlos teilnehmenWelche Funktionen hat eine Auftragsmanagement-Software?
Durch die Automatisierung manueller Prozesse und die Reduzierung von Fehlern ermöglicht eine Auftragsmanagement-Software eine Kostenkontrolle und Steigerung der Einnahmen. Die Software verfolgt alle Informationen und Prozesse, einschließlich Auftragseingang, Bestandsverwaltung und Ausführung des Auftrages. Sie bietet also Transparenz sowohl für das Unternehmen als auch für Verbraucher:innen.
Je reibungsloser die Software läuft, desto schneller können Aufträge erfüllt werden. Das Risiko, dass deine Kundschaft falsche Artikel erhält oder die Frustration von Auftragsrückständen erlebt, sinkt dadurch enorm.
Die folgenden Aufgaben erfüllt eine Auftragsmanagement-Software unter anderem:
Steuerung des Bestands
Eine wichtige Funktion von Auftragsmanagement-Softwares ist die Kontrolle des Lagerbestands. Du kannst Waren so automatisch nachbestellen, wenn deren Bestand niedrig ist. Damit kann ein erfolgreiches Auftrags-Fulfillment gewährleistet werden und deine Kosten werden außerdem niedrig gehalten.
Vertriebsautomatisierung
Durch die Automatisierung des gesamten Vertriebsprozesses kannst du deinen Workload reduzieren, indem du den Überblick über jeden Aspekt des Verkaufs behältst – einschließlich bestellter Produkte, getätigter Zahlungen und dem Lieferstatus.
Versand und Wareneingang
Auch den Überblick über Lieferungen und Wareneingänge kannst du stets behalten, indem du auf Echtzeitaktualisierungen zum Status der einzelnen Lieferungen zugreifen kannst und Benachrichtigungen erhältst, falls Probleme auftreten.
Kundenverwaltung
Mit einer Auftragsmanagement-Software kannst du alle Aspekte der Customer Journey verwalten, von der Leadgenerierung über die Bindung bis hin zum Cross-Selling.
Reporting
Eine weitere wichtige Funktion ist die Analyse deiner Leistung. So kannst du Verbesserungsbedarf identifizieren und feststellen, was deine Top-Produkte, Top-Kunden usw. sind.
Lesetipp: Hier findest du einen Vergleich der besten Warenwirtschaftssysteme.
Vorteile einer Auftragsmanagement-Software
Dass eine Auftragsmanagement-Software einige Vorteile für dein Unternehmen zu bieten hat, hast du sicher im vorangegangenen Abschnitt bereits herauslesen können. Wir zeigen dir jetzt noch einmal genau, warum sich der Einsatz einer Software für dein Auftragsmanagement lohnt.
Lesetipp: Für zufriedene Kund:innen gibt es auch beim Onlineshop-Versand einiges zu beachten. In diesem Beitrag erfährst du mehr!
Effiziente Automatisierung:
Wenn du eine Software-Lösung für die Auftragsabwicklung einsetzt, sparst du Arbeitsstunden ein und senkst damit Arbeits- bzw. Personalkosten. Eine Auftragsmanagement-Software setzt komplett auf Automatisierung – vom Betrieb der Storefront bis zur Auslieferung.
Geschäftswachstum:
Durch den Einsatz einer Software hast du mehr Zeit, um Kundendaten zu sammeln und zu analysieren. Das hilft dir dabei, die Auswahl in deinem Shop zu optimieren und stärkere Kundenbeziehungen aufzubauen.
Genauere Bestandsverwaltung:
Mit einer automatisierten Bestandsverwaltung reduzierst du Benutzerfehler deiner Mitarbeiter:innen – denn bei der manuellen Eingaben kann es schneller zu Tippfehlern etc. kommen.
Lesetipp: Was ist eigentlich eine SKU-Nummer? In diesem Beitrag findest du es heraus!
Rund um die Uhr Zugang:
Du hast jederzeit die Möglichkeit, dein Geschäft von deinem Smartphone oder Laptop aus zu verfolgen.
Informationen in Echtzeit:
Dank aktuellen Informationen auf Knopfdruck kannst du auftretende Probleme schnell lösen – noch bevor sie sich auf den Kundenservice auswirken oder den Verkaufszyklus unterbrechen.
Zentralisierte Daten:
In deinem Dashboard für die Auftragsverwaltung sollten Buchhaltungs-, Bestands- und Kundeninformationen übersichtlich kombiniert sein. So kannst du dein Geschäft und deine Verkäufe leichter verfolgen.
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Fazit
Für dein Unternehmen ist eine gelungene Auftragsverwaltung ein ausschlaggebender Punkt, um die Kundenzufriedenheit zu sichern. Heute geht es beim Auftragsmanagement nicht mehr nur um die Bearbeitung von Aufträgen, sondern vielmehr um die Integration aller kundenseitigen Systeme, die sich auf die Erfahrung nach dem Kauf auswirken (also beispielsweise ERP oder CRM) – und viel wichtiger, diese allen Beteiligten auf einer einzigen Plattform zur Verfügung zu stellen.
Häufig gestellte Fragen zum Auftragsmanagement
Was ist ein/e Auftragsmanager:in?
Was gehört alles zur Auftragsabwicklung?
Was ist das Ziel des Auftragsmanagements?
Wie läuft eine Auftragsbearbeitung ab?
Die Auftragsbearbeitung ist ein großer Teil des Auftragsmanagements. Sie beginnt nach der Angebotserstellung und umfasst alle Tätigkeiten ab dem Zeitpunkt der Kundenanfrage bis zur Erstellung der Rechnung.
