Früher übernahmen sperrige Registrierkassen auf der Ladentheke und Kassenbücher die Funktionen, die heute POS-Kassensysteme bieten. Altmodische Registrierkassen, die der reinen Zahlungsabwicklung dienen, gehören also der Vergangenheit an!
Mit POS-Kassensystemen werden zahlreiche Aufgaben automatisiert – von der Umsatzerfassung bis zur Lagerverwaltung. Kund:innen wünschen sich eine einfache und schnelle Zahlungsabwicklung, auch am Point of Sale. Mit einem POS-System kannst du diese Abläufe verbessern und gleichzeitig von Erkenntnissen profitieren, die du dank des Kassensystems gewinnst.
Wir zeigen dir in diesem Beitrag, warum du auf ein POS-Kassensystem setzen solltest und welche Funktionen dieses unbedingt mitbringen sollte!
Was sind POS-Kassensysteme?
Ein POS-Kassensystem umfasst sowohl Hardware als auch Software, mit der du viele weitere Funktionen nutzen kannst, als nur Zahlungen abzuschließen. Es hilft dir, all deine Geschäftsprozesse von einem Ort aus zu verwalten (z.B. Überwachung des Inventars und die Kontrolle deiner Finanzen).
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Inhaltsverzeichnis:
- Was umfasst ein POS-Kassensystem?
- Welche Funktionen sollte ein gutes POS-Kassensystem haben?
- Warum ist der Einsatz von POS-Kassen sinnvoll?
- Was kostet ein POS-Kassensystem?
- Was ist eine Tablet-Kasse?
Was umfasst ein POS-Kassensystem?
POS-Kassensysteme können Zubehör wie Belegdrucker, Barcodescanner, ein Kartenlesegerät, das Bezahlterminal und die Kassenlade umfassen. Im Normalfall läuft dazu eine POS-App auf einem Tablet, Smartphone oder Computer mit Internetanschluss. Es ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, ob nur eine App benötigt wird oder ein umfangreiches Hardware-Setup.
Da es also keine festen Regeln gibt, aus welchen Teilen ein POS-Kassensystem bestehen muss, kann die Auswahl der richtigen Komponenten schwerfallen. Beispielsweise benötigen kleine Geschäfte sowie Onlineshops eine POS-Software zum Verwalten von Beständen und Transaktionen. Jedoch brauchen größere Geschäfte zusätzlich oft Karenlesegeräte und Belegdrucker. Daher können auch die Kosten für POS-Kassensysteme stark variieren. Zusätzlich berechnen einige Anbieter:innen auch eine Einrichtungsgebühr.
Lesetipp: Die perfekte Symbiose aus Einzelhandel und E-Commerce: So nutzt Paper & Tea aus Berlin das Shopify Kassensystem.
Welche Funktionen sollte ein gutes POS-Kassensystem haben?
Wie wir bereits festgestellt haben, dient eine herkömmliche Kasse hauptsächlich der Zahlungsabwicklung. POS-Kassensysteme zeigen hingegen unter anderem Verkaufsstatistiken, Kundendaten und Bestandsinformationen an. Natürlich kannst du auch ganz einfach mit einem POS-Kassensystem bezahlen – egal ob mit Bargeld, EC-Karte oder Kreditkarte.
POS-Kassensysteme sollten immer eine Kombination mit leistungsstarken Marketing-Tools, einem integrierten CRM-System, umfangreichen Lagerverwaltungsfunktionen und verschiedenen Reportings sein.
Lesetipp: Mit einem mobilen Point of Sale (mPOS) ermöglichst du Kartenzahlungen überall und sorgst für ein optimales Kundenerlebnis!
Ein gutes POS-Kassensystem unterstützt deine Mitarbeiter:innen und begeistert deine Kund:innen durch eine schnelle Zahlungsabwicklung. Zudem sollte es Statistiken und Abrechnungen erstellen können, die direkt in einem passenden Format an die Buchhaltung übergeben werden. Im Idealfall kannst du deine POS-Kasse als eine Warendatenbank nutzen und sie für die Inventur deiner Waren verwenden.
Wichtig! Gemäß der gesetzlichen Vorgaben müssen alle elektronischen Registrierkassen in Deutschland die Vorgaben der GoBD erfüllen. Das POS-Kassensystem von Shopify ist vollständig GoBD konform.
Außerdem sind Besitzer:innen einer Registrierkasse durch die Kassensicherungsverordnung dazu verpflichtet, 3 zusätzliche Vorgaben zu erfüllen. Die TSE (technische Sicherheitseinrichtung), die Belegausgabepflicht und die Mitteilungspflicht:
- Die TSE kann entweder cloudbasiert oder als Gerät hinzugefügt werden.
- Der Beleg muss immer ausgegeben, aber nicht von Kund:innen angenommen werden.
- Die Mitteilungspflicht gilt erst, wenn die Finanzverwaltungen ein elektronisches Meldeverfahren zur Verfügung stellen.
Zusammengefasst bedeutet das, dass du für die Auswahl deines Systems auf folgende Dinge achten solltest:
Transaktionen
- Können Kund:innen gedruckte Belege erhalten oder sich die Quittung per E-Mail oder SMS zusenden lassen?
- Kannst du mit dem System Bar- und Kartenzahlungen inklusive kontaktlosem Bezahlen per Apple, Samsung und Google Pay entgegennehmen? Gibt es die Möglichkeit zum Onlineverkauf?
- Lassen sich Rabatte hinzufügen und Rückerstattungen durchführen?
Bestand / Umsatz
- Hast du mit dem System deinen kompletten Bestand im Blick?
- Gibt es Möglichkeiten, Produktbestände unkompliziert zu verwalten?
- Können Verkäufe automatisch erfasst werden?
- Werden bei geringen Produktbeständen Benachrichtigungen versendet?
- Stellt das System detaillierte Umsatz- und Produktberichte bereit, die du direkt für die Buchhaltung exportieren kannst?
Support
- Wie sieht der Kundensupport des Anbieters bzw. der Anbieterin aus?
- Läuft die App des Kassensystems auch auf deinem Smartphone oder Tablet, sodass du keine speziellen Geräte kaufen oder langfristig mieten musst?
- Können Daten automatisch in der Cloud gesichert werden, damit keine wichtigen geschäftlichen Informationen verloren gehen?
Das POS-System von Shopify bietet dir Funktionen zur Nachverfolgung von Inventar, für das Management von Beschäftigten und vieles mehr. Wenn du mehr erfahren möchtest, findest du hier weitere Informationen zum Shopify POS-System.
Lesetipp: Warum das Store Design deines Geschäfts so wichtig ist, erfährst du in diesem Beitrag.
Warum ist der Einsatz von POS-Kassen sinnvoll?
Wenn du kein schnell arbeitendes POS-Terminal nutzt, verzögern sich die Bezahlvorgänge deiner Kund:innen. Für dein Unternehmen bedeutet das ab einem größeren Kundenstamm unnötige Wartezeiten. Klappt eine Zahlung nicht direkt, reagieren deine Kund:innen im schlimmsten Fall verärgert und sehen davon ab, ein zweites Mal bei deinem Unternehmen zu kaufen.
Außerdem ist dein POS-Kassensystem das Letzte, was deine Kund:innen bei einem Einkauf bei dir wahrnehmen – und damit auch das Letzte, was ihnen in Erinnerung bleibt. Verlässt ein Kunde bzw. eine Kundin wegen eines umständlichen oder gescheiterten Zahlungsvorgangs dein Geschäft mit einem negativen Gefühl, verbindet er oder sie dein Unternehmen automatisch mit Problemen bei Zahlungsvorgängen.
Lesetipp: Wie du im Einzelhandel deine Marken-Story aufbauen kannst, liest du hier.
Um dem vorzubeugen, kannst du dir als Unternehmer:in mit dem richtigen Point of Sale-Kassensystem problemlos einen Vorteil verschaffen. Ein modernes Kassensystem unterstützt auch spezielle Rabattsysteme und Kundenkarten, bei denen regelmäßige Kund:innen für ihre Treue belohnt werden.
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Auch deine Mitarbeiter:innen profitieren von einem POS-Kassensystem. Denn das System kann jeden Verkauf dem richtigen Mitarbeiter bzw. der richtigen Mitarbeiterin zuordnen und zeichnet die jeweiligen Arbeitszeiten auf. Dadurch behältst du einen Überblick und kannst durch Bonizahlungen noch mehr Anreize für Verkäufe schaffen.
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Die Kosten lassen sich nicht pauschal festlegen und sind abhängig vom gewünschten Umfang und den zusätzlichen Funktionen, die dein Unternehmen benötigt.
Eine einfache Registrierkasse, die nur deine Umsätze aufzeichnet, ist meist schon für weniger als 500 Euro im Handel erhältlich. Allerdings lassen sich diese in der Regel nur schwer mit Terminals für elektronische Zahlungen verbinden. Jedoch erwarten die meisten Kund:innen inzwischen aber, insbesondere bei höheren Beträgen, auch die Möglichkeit für eine elektronische Bezahlung.
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Elektronische Kassensysteme mit einer Schnittstelle für Kartenterminals sind im Normalfall teurer als einfache Registrierkassen. Für die meisten Geschäfte lohnt sich aber dennoch die Investition in ein modernes POS-Kassensystem. Diese Systeme sind einfacher einzurichten und bieten mehr Möglichkeiten, dein Unternehmen vorwärtszubringen.
Lesetipp: Diese 5 Händler:innen zeigen dir, wie man E-Commerce und Einzelhandel vereint.
Ein hochwertig vernetztes System kann schnell mehr als 3.000 € kosten und verursacht zusätzliche monatliche Kosten für spezielle Software und Wartung durch einen Spezialbetrieb.
Weitere Kosten können beispielsweise durch zusätzliche Kassenplätze, Barcodescanner oder individuelle Programmierungen für bestimmte Unternehmensarten verursacht werden.
Was ist eine Tablet-Kasse?
Sogenannte Tablet-Kassen existieren erst seit wenigen Jahren. Nutzer:innen dieser Kassen setzen auf eine speziell angepasste App, die auf dem iPad oder auf einem Android-Tablet installiert ist und alle Funktionen eines normalen POS-Terminals übernimmt. Dazu zählen in der Regel der Barcodescanner, Bondrucker, Bargeldfach und Schnittstellen zu Terminals für die elektronische Kartenzahlung. Sie sind sehr einfach zu aktualisieren und zu konfigurieren, da nur die jeweilige App angepasst werden muss.
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Das Gute ist, dass umfangreiche Programmierkenntnisse nicht erforderlich sind und auch die Erstinstallation von dir vorgenommen werden kann.
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Fazit
Moderne POS-Kassensysteme sorgen für eine reibungslose Zahlungsabwicklung und helfen dabei, deine Kund:innen zu binden, Mitarbeiter:innen zu verwalten und deine Buchhaltung stets im Blick zu haben.
Elektronische Kassensysteme mit einer Schnittstelle für Kartenterminals sind zwar in der Regel teurer als Registrierkassen, sind aber eine sinnvolle Investition. Sie sind flexibler und eignen sich zudem für vielzählige Einsatzbereiche als nur das Abwickeln von Transaktionen.
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Häufig gestellte Fragen zu POS-Kassensystemen
Was ist eine POS-Kasse?
Was kostet ein POS?
Wie funktioniert eine POS-Zahlung?
Über die Autorin: Alice Viete ist Content-Marketing-Expertin. Als Inhaberin einer Agentur unterstützt sie B2B- und E-Commerce-Unternehmen bei der Umsetzung ihrer individuellen Content-Strategie. Im Shopify-Blog schreibt sie über erfolgreiche Händler:innen sowie aktuelle Themen im Onlinehandel.