Früher übernahmen sperrige Registrierkassen auf der Ladentheke und Kassenbücher die Funktionen, die heute POS-Kassensysteme bieten. Altmodische Registrierkassen, die der reinen Zahlungsabwicklung dienen, gehören also der Vergangenheit an!
Mit POS-Kassensystemen werden zahlreiche Aufgaben automatisiert – von der Umsatzerfassung bis zur Verwaltung deines Lagers. Kund:innen wünschen sich eine einfache und schnelle Zahlungsabwicklung, auch am Point of Sale. Mit einem POS-System kannst du diese Abläufe verbessern und gleichzeitig von Erkenntnissen profitieren, die du dank des Kassensystems gewinnst.
Wir zeigen dir in diesem Beitrag, warum du auf ein POS-Kassensystem setzen solltest und welche Funktionen dieses unbedingt mitbringen sollte!
Was sind POS-Kassensysteme?
Ein POS-Kassensystem umfasst sowohl Hardware als auch Software, mit der du viele weitere Funktionen nutzen kannst, als nur Zahlungen abzuschließen. Es hilft dir, all deine Geschäftsprozesse von einem Ort aus zu verwalten (z.B. Überwachung des Inventars und die Kontrolle deiner Finanzen).
Was umfasst ein POS-Kassensystem?
POS-Kassensysteme können Zubehör wie Belegdrucker, Barcodescanner, ein Kartenlesegerät, das Bezahlterminal und die Kassenlade umfassen. Im Normalfall läuft dazu eine POS-App auf einem Tablet, Smartphone oder Computer mit Internetanschluss. Es ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, ob nur eine App benötigt wird oder ein umfangreiches Hardware-Setup.
Da es also keine festen Regeln gibt, aus welchen Teilen ein POS-Kassensystem bestehen muss, kann die Auswahl der richtigen Komponenten schwerfallen. Beispielsweise benötigen kleine Geschäfte sowie Onlineshops eine POS-Software zum Verwalten von Beständen und Transaktionen. Jedoch brauchen größere Geschäfte zusätzlich oft Karenlesegeräte und Belegdrucker. Daher können auch die Kosten für POS-Kassensysteme stark variieren. Zusätzlich berechnen einige Anbieter:innen auch eine Einrichtungsgebühr.
Lesetipp: Die perfekte Symbiose aus Einzelhandel und E-Commerce: So nutzt Paper & Tea aus Berlin das Shopify Kassensystem.
Funktionen eines guten POS-Kassensystems
Wie wir bereits festgestellt haben, dient eine herkömmliche Kasse hauptsächlich der Zahlungsabwicklung. POS-Kassensysteme zeigen hingegen unter anderem Verkaufsstatistiken, Kundendaten und Bestandsinformationen an. Natürlich kannst du auch ganz einfach mit einem POS-Kassensystem bezahlen – egal ob mit Bargeld, EC-Karte oder Kreditkarte.
POS-Kassensysteme sollten immer eine Kombination mit leistungsstarken Marketing-Tools, einem integrierten CRM-System, umfangreichen Lagerverwaltungsfunktionen und verschiedenen Reportings sein.
Lesetipp: Mit einem mobilen Point of Sale (mPOS) ermöglichst du Kartenzahlungen überall und sorgst für ein optimales Kundenerlebnis!
Ein gutes POS-Kassensystem unterstützt deine Mitarbeiter:innen und begeistert deine Kund:innen durch eine schnelle Zahlungsabwicklung. Zudem sollte es Statistiken und Abrechnungen erstellen können, die direkt in einem passenden Format an die Buchhaltung übergeben werden. Im Idealfall kannst du deine POS-Kasse als eine Warendatenbank nutzen und sie für die Inventur deiner Waren verwenden.
Wichtig! Gemäß der gesetzlichen Vorgaben müssen alle elektronischen Registrierkassen in Deutschland die Vorgaben der GoBD erfüllen. Das POS-Kassensystem von Shopify ist vollständig GoBD konform.
Außerdem sind Besitzer:innen einer Registrierkasse durch die Kassensicherungsverordnung dazu verpflichtet, 3 zusätzliche Vorgaben zu erfüllen. Die TSE (technische Sicherheitseinrichtung), die Belegausgabepflicht und die Mitteilungspflicht:
- Die TSE kann entweder cloudbasiert oder als Gerät hinzugefügt werden.
- Der Beleg muss immer ausgegeben, aber nicht von Kund:innen angenommen werden.
- Die Mitteilungspflicht gilt erst, wenn die Finanzverwaltungen ein elektronisches Meldeverfahren zur Verfügung stellen.
Zusammengefasst bedeutet das, dass du für die Auswahl deines Systems auf folgende Dinge achten solltest:
Transaktionen
- Können Kund:innen gedruckte Belege erhalten oder sich die Quittung per E-Mail oder SMS zusenden lassen?
- Kannst du mit dem System Bar- und Kartenzahlungen inklusive kontaktlosem Bezahlen per Apple, Samsung und Google Pay entgegennehmen? Gibt es die Möglichkeit zum Onlineverkauf?
- Lassen sich Rabatte hinzufügen und Rückerstattungen durchführen?
Bestand / Umsatz
- Hast du mit dem System deinen kompletten Bestand im Blick?
- Gibt es Möglichkeiten, Produktbestände unkompliziert zu verwalten?
- Können Verkäufe automatisch erfasst werden?
- Werden bei geringen Produktbeständen Benachrichtigungen versendet?
- Stellt das System detaillierte Umsatz- und Produktberichte bereit, die du direkt für die Buchhaltung exportieren kannst?
Support
- Wie sieht der Kundensupport des Anbieters bzw. der Anbieterin aus?
- Läuft die App des Kassensystems auch auf deinem Smartphone oder Tablet, sodass du keine speziellen Geräte kaufen oder langfristig mieten musst?
- Können Daten automatisch in der Cloud gesichert werden, damit keine wichtigen geschäftlichen Informationen verloren gehen?
Das POS-System von Shopify bietet dir Funktionen zur Nachverfolgung von Inventar, für das Management von Beschäftigten und vieles mehr. Wenn du mehr erfahren möchtest, findest du hier weitere Informationen zum Shopify POS-System.
Lesetipp: Warum das Store Design deines Geschäfts so wichtig ist, erfährst du in diesem Beitrag.
Wann ist der Einsatz von POS-Kassen sinnvoll?
Wenn du kein schnell arbeitendes POS-Terminal nutzt, verzögern sich die Bezahlvorgänge deiner Kund:innen. Für dein Unternehmen bedeutet das ab einem größeren Kundenstamm unnötige Wartezeiten. Klappt eine Zahlung nicht direkt, reagieren deine Kund:innen im schlimmsten Fall verärgert und sehen davon ab, ein zweites Mal bei deinem Unternehmen zu kaufen.
Außerdem ist dein POS-Kassensystem das Letzte, was deine Kund:innen bei einem Einkauf bei dir wahrnehmen – und damit auch das Letzte, was ihnen in Erinnerung bleibt. Verlässt ein Kunde bzw. eine Kundin wegen eines umständlichen oder gescheiterten Zahlungsvorgangs dein Geschäft mit einem negativen Gefühl, verbindet er oder sie dein Unternehmen automatisch mit Problemen bei Zahlungsvorgängen.
Lesetipp: Wie du im Einzelhandel deine Marken-Story aufbauen kannst, liest du hier.
Um dem vorzubeugen, kannst du dir als Unternehmer:in mit dem richtigen Point of Sale-Kassensystem problemlos einen Vorteil verschaffen. Ein modernes Kassensystem unterstützt auch spezielle Rabattsysteme und Kundenkarten, bei denen regelmäßige Kund:innen für ihre Treue belohnt werden.
Auch deine Mitarbeiter:innen profitieren von einem POS-Kassensystem. Denn das System kann jeden Verkauf dem richtigen Mitarbeiter bzw. der richtigen Mitarbeiterin zuordnen und zeichnet die jeweiligen Arbeitszeiten auf. Dadurch behältst du einen Überblick und kannst durch Bonizahlungen noch mehr Anreize für Verkäufe schaffen.
Die 5 besten POS-Anbieter:innen
1. Shopify POS
Shopify POS bietet ein vielseitiges Tool, das sowohl für den Betrieb von einzelnen Shops als auch mehreren Shops sowie Events geeignet ist. Das System hilft dir dabei, deinen Kund:innen den Besuch in deinem Store so angenehm wie möglich zu gestalten: ob online oder vor Ort. Kund:innen können so beispielsweise im Onlineshop Artikel bestellen und diese dann vor Ort abholen.
Die Kassensoftware von Shopify bietet einige interessante Features wie beispielsweise eine einfache Mitarbeiterverwaltung, Kundenverwaltung mit speziellen Profilen, die über Käufe und Präferenzen berichten, sowie Inventarmanagement.
Preis: Der Basic Plan liegt bei 36 € / Monat
Geeignet für: vor allem für Unternehmen, die Laden- und Online-Verkäufe anbieten und verknüpfen wollen
2. Ready2order
Wenn du das POS-Kassensystem von ready2order nutzt, erhältst du zunächst die Basisversion, die du dann nach deinen individuellen Wünschen und Bedürfnissen erweitern kannst. Hierbei gibt es beispielsweise die Option, das Gastro-Paket zu buchen oder ein Kassenbuch hinzuzufügen.
ready2order ist sowohl für kleinere als auch größere Unternehmen geeignet, denn das System bietet größere Kassensysteme als auch mobile Lösungen an. Ein großer Vorteil von ready2order ist die Hardware, denn du kannst entscheiden, ob du einen eigenen PC oder andere Geräte verwenden willst oder neue Hardware kaufen möchtest.
Preis: ab 32,90€ / Monat
Geeignet für: Gastronomie, Dienstleistung, Einzelhandel
In diesem Video (auf Englisch) erklären wir dir nochmal ganz genau, was hinter dem Begriff POS eigentlich steckt:
3. Orderbird
Das deutsche POS-System Orderbird ist vor allem für die Gastronomie geeignet. Das System bietet praktische Funktionen, wie beispielsweise die Einrichtung eines Gäste-WIFIs oder die Aktivierung von Abholungen und Lieferungen. Orderbird bietet dir also nicht so ein souveränes Kassensystem, sondern hilft dir auch dabei aktiv die Kundenbindung zu stärken.
Mit dem PRO-Angebot des Anbieters hast du alle Gastronomie-relevanten Features auf einen Blick. So kannst du beispielsweise einen Tischplan abrufen und eine Reservierungsfunktion nutzen, die es deiner Kundschaft erlaubt, Reservierungen selbstständig zu machen.
Preis: ab 29 €/ Monat
Geeignet für: Gastronomie, Einzelhandel
4. LightSpeed POS
Das POS-System von LightSpeed ist vor allem für die Gastronomie gedacht. Das System bietet neben bewährten Service-Features wie der Tischverwaltung weitere hilfreiche Features, die dir das Gastro-Leben erleichtern können. Beispielsweise ermöglicht LightSpeed POS den einfachen und vor allem schnellen Wechsel zwischen zwei Modi: Direktverkauf am Tresen und der Tischbedienungsmodus.
Bei diesem System solltest du vor allem bei der Buchung darauf achten, welche Serie du auswählst, denn diese bestimmt die jeweiligen Funktionen, die dir dann tatsächlich zur Verfügung stehen.
Preis: 69 € / Monat
Geeignet für: Gastronomie
5. LocaFoxPOS
Das POS-System von LocaFox ist ähnlich wie redy2order modular aufgebaut und ermöglicht dir so die Anpassung der Funktionen je nach deinen Bedürfnissen. Einige interessante Features, die LocaFox bietet, sind unter anderem der integrierte Etikettendruck oder die Erstellung von Inventurlisten. Zudem gibt es einige Features, die speziell auf die Stärkung der Kundenbindung ausgelegt sind. Beispielsweise kannst du so neben Gutscheinen auch Kundenkarten anbieten.
Preis: auf Anfrage
Geeignet für: Gastronomie, Einzelhandel, E-Commerce, Dienstleistung
Was kostet ein POS-Kassensystem?
Die Kosten lassen sich nicht pauschal festlegen und sind abhängig vom gewünschten Umfang und den zusätzlichen Funktionen, die dein Unternehmen benötigt.
Eine einfache Registrierkasse, die nur deine Umsätze aufzeichnet, ist meist schon für weniger als 500 Euro im Handel erhältlich. Allerdings lassen sich diese in der Regel nur schwer mit Terminals für elektronische Zahlungen verbinden. Jedoch erwarten die meisten Kund:innen inzwischen aber, insbesondere bei höheren Beträgen, auch die Möglichkeit für eine elektronische Bezahlung.
Du benötigst ein komplettes ePOS-Kassensystem? Wir zeigen dir, auf was es bei der Auswahl ankommt!
Elektronische Kassensysteme mit einer Schnittstelle für Kartenterminals sind im Normalfall teurer als einfache Registrierkassen. Für die meisten Geschäfte lohnt sich aber dennoch die Investition in ein modernes POS-Kassensystem. Diese Systeme sind einfacher einzurichten und bieten mehr Möglichkeiten, dein Unternehmen vorwärtszubringen.
Lesetipp: Diese 5 Händler:innen zeigen dir, wie man E-Commerce und Einzelhandel vereint.
Ein hochwertig vernetztes System kann schnell mehr als 3.000 € kosten und verursacht zusätzliche monatliche Kosten für spezielle Software und Wartung durch einen Spezialbetrieb.
Weitere Kosten können beispielsweise durch zusätzliche Kassenplätze, Barcodescanner oder individuelle Programmierungen für bestimmte Unternehmensarten verursacht werden.
Fazit
Moderne POS-Kassensysteme sorgen für eine reibungslose Zahlungsabwicklung und helfen dabei, deine Kund:innen zu binden, Mitarbeiter:innen zu verwalten und deine Buchhaltung stets im Blick zu haben.
Elektronische Kassensysteme mit einer Schnittstelle für Kartenterminals sind zwar in der Regel teurer als Registrierkassen, sind aber eine sinnvolle Investition. Sie sind flexibler und eignen sich zudem für vielzählige Einsatzbereiche als nur das Abwickeln von Transaktionen.
