Verlustprävention: Tipps & Strategien bei Warenschwund im Einzelhandel

Inventarverluste durch Diebstahl, Rückgabebetrug oder administrative Fehler kosten Einzelhändler:innen weltweit Milliardenverluste. Wir zeigen dir, wie du Warenverlusten vorbeugst.

Inventarverluste sind im Einzelhandel eine ernste Angelegenheit. Ob durch Ladendiebstahl, Mitarbeiterdiebstahl oder einen anderen Grund verursacht – der Warenschwund stellt für Einzelhändler:innen weltweit einen jährlichen Verlust in Milliardenhöhe dar. Und das ist ein großes Problem.

Deshalb entwickeln und implementieren immer mehr Entrepreneur:innen Strategien zur Verlustprävention für ihr Geschäft. Bevor du einen erfolgreichen Plan zur Verlustprävention im Einzelhandel entwickeln und umsetzen kannst, benötigst du ein solides Verständnis der Ursachen und Ursprünge von Warenschwund im Ladenverkauf und der Taktiken, die sich im Kampf gegen jede Art von Verlust einsetzen lassen.

Werfen wir einen Blick auf die vier Hauptursachen für Warenschwund.

Was ist Verlustprävention im Einzelhandel?

Die Verlustprävention umfasst verschiedene Maßnahmen zur Vermeidung von Warenschwund im Handel. Dazu zählen beispielsweise Video-Überwachung, Sicherheitsetiketten und Bestandskontrollen, um Warenschwund zu reduzieren und Inventurverluste zu vermeiden.

Ladendiebstahl

Ladendiebstähle machen den größten Anteil am Warenschwund im Einzelhandel aus. Wenn du an Ladendiebstahl denkst, denkst du vielleicht an jemanden, der mit einem Produkt unter dem Hemd aus der Tür geht – und das ist sicher ein Teil des Problems.

Aber es ist nicht alles. Diebstähle können Artikel im Preisbereich von 1 bis 1.000 Euro betreffen und allein oder durch eine Gruppe von Dieben bzw. Diebinnen vonstattengehen. Es kann sich zudem um ein einmaliges Ereignis oder eine Wiederholungstat handeln.

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Ladendiebstahl kann dabei viele Formen annehmen und für alle Einzelhändler:innen ein Problem darstellen. Deshalb ist es wichtig, dass du Maßnahmen zur Verlustprävention ergreifst, um das Diebstahlrisiko in deinem Geschäft bestmöglich zu verringern.

Hier sind ein paar Möglichkeiten, wie du genau das tun kannst:

• Auffällige Überwachung und Beschilderung: Unterschätze nicht, wie wichtig es ist, dein Geschäft zu überwachen und Kund:innen deutlich zu machen, dass du es tust. Überwachungskameras tragen effektiv zur Verlustprävention im Einzelhandel bei und ermöglichen es dir, Ladendiebinnen und -diebe zu erwischen, bevor sie das Geschäft überhaupt verlassen. Zudem können Schilder, die Kund:innen an die Kameras und deine Bereitschaft zur Verfolgung erinnern, viel dazu beitragen, dieses Verhalten zu unterbinden.
• Bewusste Filialorganisation: Abhängig vom Layout deines Geschäfts machst du es Ladendiebinnen und -dieben vielleicht sogar noch leichter, ihr Unwesen zu treiben. Dunkle oder nicht überwachte Ecken und überquellende oder unorganisierte Waren ermöglichen es, dass Ladendiebstähle leicht unentdeckt bleiben. Denn wie kann man feststellen, dass etwas fehlt, wenn man nicht weiß, wo es ursprünglich war? Wenn dein Geschäft teure oder häufig gestohlene Artikel führt, solltest du in Erwägung ziehen, diese in einer verschließbaren Auslage zu sichern.
• Hervorragender Kundenservice: Ermutige dein Personal, Kund:innen zu begrüßen, wenn sie das Geschäft betreten, ihnen beim Umschauen zu helfen und Bereiche wie Umkleidekabinen immer zu besetzen. Eine weitere Möglichkeit zur Abschreckung besteht darin, die Kund:innen darauf hinzuweisen, dass das Personal bei dir verstärkt auf möglichen Ladendiebstahl achtet.

Rückgabebetrug

Eine der eher übersehenen Ursachen für Verluste im Einzelhandel ist der Rückgabebetrug. Er wird übersehen, weil er oft schwer zu erkennen ist. Die Auswirkungen werden erst deutlich, wenn sie sich im Laufe des Jahres summieren. Rückgabebetrug kann zudem verschiedene Formen annehmen, darunter:

• Rückgabe gestohlener Waren
• Rückgabe von mit Falschgeld gekauften Waren
• Rückgabe gebrauchter Waren
• Verwendung gefälschter Quittungen zur Rückgabe von Waren
• Rückgabe von ausgetauschten Waren

Verlustprävention ist bei Rückgabebetrug schwieriger als beim Ladendiebstahl, da es hierbei viele Möglichkeiten gibt. Allerdings lässt sich jede Form von Rückgabebetrug mit einer intelligenten Rückgabe- und Umtauschrichtlinie bekämpfen, die von den Mitarbeiter:innen konsequent durchgesetzt wird.

• Quittungen als Voraussetzung für Bargelderstattungen: Die meisten Einzelhandelsunternehmen fordern von ihren Kund:innen eine Quittung, damit diese eine Bargelderstattung für zurückgegebene Artikel erhalten. Auch du solltest dies tun. Ohne Quittung bzw. Kassenbon erhält deine Kundschaft nur eine Gutschrift im Geschäft oder kann den Artikel umtauschen. Stelle sicher, dass deine Belegschaft diese Richtlinie zu hundert Prozent durchsetzt.
• Schulung der Angestellten zur Erkennung von Rückgabebetrug: Betrügerische Rückgaben sind nicht so offensichtlich wie ein Toaster, der unter der Jacke einer Kund:in hervorschaut. Deshalb ist die Schulung der Beschäftigten zur Erkennung und Unterbindung von Rückgabebetrug ein Muss.
• Erfordernis einer ID zur Verfolgung von Rücksendungen: Unabhängig von deinen Rückgaberichtlinien und der Schulung deiner Mitarbeiter:innen werden einige betrügerische Rückgaben durchschlüpfen. Für die Verlustprävention im Einzelhandel lohnt es sich, bei allen Rückgabe- und Umtauschtransaktionen einen gültigen Ausweis zu verlangen, damit du Personen mit häufigem oder fragwürdigem Rückgabeverhalten erkennen und ansprechen kannst.

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Mitarbeiterdiebstahl

Mitarbeiterdiebstahl ist etwas, worüber sich Handelnde keine Gedanken machen wollen. Es ist einfach zu sagen, dass du deiner Belegschaft vertraust und es dabei zu belassen, anstatt tatsächliche Maßnahmen zur Verlustprävention zu ergreifen.

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Wenn du dich jedoch nicht richtig auf internen Diebstahl vorbereitest, wirst du angreifbar. Mitarbeiterdiebstähle machen immerhin einen beträchtlichen Teil der jährlichen Verluste im Einzelhandel aus. Das Phänomen kann viele Formen annehmen. Dabei sieht es nicht immer wie ein einfacher Diebstahl aus, den du dir vielleicht vorstellst. Mitarbeiterdiebstahl umfasst:

• Direkten Warendiebstahl
• Erfassen gefälschter Rückgaben und Ausstellen betrügerischer Geschenkgutscheine
• Vernachlässigung des Scannens aller Artikel einer befreundeten Person oder eines Familienmitglieds
• Missbräuchliche Verwendung des Mitarbeiterrabatts
• Diebstahl von Bargeld aus der Kasse; meist in kleinen Beträgen, die sich zu großen Verlusten summieren können 

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Wie kannst du also den Mitarbeiterdiebstahl in deinem Geschäft verhindern? Du hast die Möglichkeit, Überwachungskameras in Bereichen zu platzieren, die nur für die Belegschaft zugänglich sind. Du kannst auch Schilder anbringen, die darauf hinweisen, dass diese überwacht werden, und die Taschen der Angestellten vor dem Verlassen des Geschäfts kontrollieren. Wie du dir aber vorstellen kannst, schafft diese Art der Durchsetzung nicht die beste Arbeitsmoral oder Arbeitsumgebung.

Hier sind ein paar weitere praktische Möglichkeiten, Diebstahl und Betrug durch Mitglieder deines Teams einzudämmen:

• Überprüfung deiner Einstellungspraktiken: Einzelhändler:innen sind nicht immer für strenge Einstellungsanforderungen bekannt. Allerdings solltest du sorgfältig entscheiden, wer deine Partner:innen an vorderster Front im Kampf gegen Warenschwund sein werden. Suche nach gewissenhaften Angestellten, die sich aufrichtig verhalten. Es ist weniger wahrscheinlich, dass sie ihre Position ausnutzen. Außerdem werden sie dich dabei unterstützen, auch alle anderen Arten von Verlusten im Ladenverkauf zu bekämpfen.
• Belegschaft richtig schulen: Sobald du das richtige Team zusammengestellt hast, ist es deine Aufgabe, es richtig und eingehend zu schulen. So können Fehler, die zu Verlusten beitragen, minimiert, Ladendiebstahl und Betrug erkannt und die Schwundrate im Einzelhandel gesenkt werden.
• Überdenke deine Arbeitskultur: Wenn dein Einzelhandelsgeschäft eine großartige Arbeitskultur hat, bleiben die Angestellten länger an Bord und investieren mehr in den Erfolg deines Geschäfts. Arbeite daran, eine positive Kultur mit geringer Fluktuation zu schaffen (zusätzlich zu den oben genannten Tipps). Du wirst schnell feststellen, dass die Vorfälle von Mitarbeiterdiebstahl und -betrug zurückgehen.

Administrative Fehler

Wenn dein Geschäftsergebnis einbricht, fühlt sich das nie gut an. Aber nicht alle Verluste im Einzelhandel sind auf böswilliges oder illegales Verhalten zurückzuführen. Einfache administrative Fehler in der Verwaltung machen ebenfalls einen Teil der jährlichen Inventurdifferenz aus, was manchmal auch als „Papierschwund“ bezeichnet wird.

Das ist ein großer Teil des Umsatzes, den du nur durch die Implementierung der richtigen Systeme halten kannst, um Inventar und Verkäufe nahtlos und genau zu verfolgen.

Wenn du noch auf der Suche nach Inspiration für deinen Shop bist, beschäftigen wir uns in diesem Blogbeitrag mit der Frage: "Was lässt sich gut verkaufen?"

Wie wirkt sich ein administrativer Fehler auf Verluste im Einzelhandel aus? Fehler wie falsche Etikettierung, falsche Abschläge oder Buchungsfehler können zur Herausforderung werden und dazu führen, dass Waren zu einem niedrigeren Preis verkauft oder zu einem höheren Preis erstattet werden, als sie eigentlich sollten. Das bedeutet handfeste Verluste.

Administrative Fehler sind von Natur aus zufällig. Das bedeutet jedoch nicht, dass sie nicht verhindert werden können. Diesen „Papierschwund“ kannst du beispielsweise durch Team-Schulungen. Ganz gleich, ob deine Mitarbeiter:innen Bestandsprüfungen durchführen, Preise anbringen oder Retouren bearbeiten – richtig geschulte Angestellte machen seltener Fehler, die dich weniger Inventarverluste kosten.

Point-of-Sale (POS)-Überwachung und Inventarverwaltung

Probleme wie administrative Fehler können nur vermieden werden, wenn du sie erkennst und verstehst, wie und warum sie passieren. Ein POS-System wie das von Shopify ermöglicht es dir, die Möglichkeit menschlicher Fehler zu reduzieren und den Bestand und die Transaktionen in Echtzeit zu überwachen.

Mit dem Shopify POS-System kannst du Inventar annehmen, deinen Lagerbestand verwalten und Bestellungen erledigen – alles über eine einzige Plattform. So vermeidest du undurchsichtige unternehmensinterne Warenflüsse und gewinnst aussagekräftige Einblicke in deine geschäftlichen Transaktionen. Indem du Mitarbeiterberechtigungen festlegst und einstellst, steuerst du zudem auf welche Warenverwaltungsbereiche deine Angestellten zugreifen können. Alles in allem behältst du dank Shopify POS den Überblick über deinen Lagerbestand und kannst dadurch Inventarverlusten vorbeugen. 

Lesetipp: Ein modernes Kassensystem hilft, alle Warenein- und -ausgänge zu erfassen und schützt vor Rückgabebetrug. In diesem Beitrag stellen wir dir das Shopify POS genauer vor.

Höhere Gewinne durch Reduzierung des Warenschwunds

In der Welt des Einzelhandels ist Schwund ein Teil des Lebens. Das bedeutet jedoch nicht, dass du dich damit abfinden musst, jedes Jahr aufs neue Umsatz zu verschenken. Indem du ein fundiertes Verständnis dafür entwickelst, warum und wie Einzelhandelsschwund auftritt, kannst du eine pragmatische und effektive Strategie zur Schadensverhütung für dein Geschäft entwickeln. Als Einzelhändler bzw. Einzelhändlerin stehst du dabei vor vielen Herausforderungen, doch mit den richtigen Tools und Erkenntnissen lassen sich Verluste effektiv minimieren. Dabei helfen dir unter anderem Sicherheitssysteme, Video-Überwachung, Mitarbeiterschulungen oder eine ausgeklügelte Inventarverwaltung. Ein Programm zur Verlustvermeidung, das auf präzisen Daten basiert, wie beispielsweise das POS-System von Shopify, bietet eine smarte Lösung, um die Sicherheit zu erhöhen und den Schwund nachhaltig zu bekämpfen.

Häufig gestellte Fragen zur Verlustprävention im Einzelhandel

Ist Warenschwund ein großes Problem?

Ja, Schätzungen gehen davon aus, dass Unternehmen im Einzelhandel durch Warenschwund etwa 2 Prozent des Jahresumsatzes verloren gehen. In manchen Branchen, wie zum Beispiel im Bereich Mode und Accessoires, kann die Verlustrate sogar noch größer sein. Weltweit beträgt der Schaden durch Warenverlust jährlich etwa 100 Milliarden US-Dollar.

Was sind die Gründe für Warenschwund?

Bei den Ursachen von Warenschwund denkt man vermutlich als allererstes an Ladendiebstähle, diese machen jedoch nur einen Teil des Verlustes aus. Der Diebstahl kann auch aufseiten der Belegschaft vonstattengehen. Rückgabebetrug und administrative Fehler können ebenfalls Gründe für Warenverluste sein. Im Beitrag erläutern wir jede dieser Verlustarten noch einmal genauer.

Wie funktioniert Verlustprävention?

Es gibt verschiedene Maßnahmen der Verlustprävention, die Warenschwund vorbeugen. Im Fall von Diebstählen lohnt es sich, Sicherheitskameras zu installieren und Kunden und Kundinnen deutlich auf die Überwachung deines Geschäfts hinzuweisen. Um Ladendiebstähle aufseiten deiner Angestellten zu unterbinden, könntest du sie ebenfalls überwachen, das schafft jedoch eine Atmosphäre des Misstrauens. 

Wie können Mitarbeiter:innen zur Verlustprävention im Einzelhandel beitragen?

Deine Mitarbeiter:innen können zur Verlustprävention beitragen, indem sie aufmerksam gegenüber Diebstählen sind und Waren ordnungsgemäß verräumen, um Verluste durch Beschädigungen zu vermeiden. Es ist auch wichtig, dass sie das Kassensystem korrekt bedienen und Lagerbestände effizient überwachen.

Wie häufig sollte ich Bestandskontrollen durchführen?

Du solltest darauf achten, deine Bestandskontrollen in regelmäßigen und festgelegten Abständen durchzuführen. Meist empfiehlt es sich, mindestens einmal pro Quartal eine vollständige Inventur vorzunehmen, um potenzielle Verluste frühzeitig zu erkennen.