Umsatzsteuer ID: Alles, was du wissen solltest

Auf Rechnungen sind Unternehmen dazu verpflichtet, bestimmte Angaben auszuweisen. Dazu zählt auch die Umsatzsteuer ID. Wir zeigen dir, was es zu beachten gilt.

Auf Rechnungen sind Unternehmen dazu verpflichtet, bestimmte Angaben auszuweisen. Dazu zählt auch die Umsatzsteuer ID. Sie dient dazu, jedes Unternehmen in der EU eindeutig erkennen zu können und ermöglicht die Abwicklung von Geschäften zwischen EU-Ländern. Alle Unternehmen, die ihre Waren oder Dienstleistungen innerhalb der EU verkaufen oder beziehen möchten, benötigen eine Umsatzsteuer ID und müssen die geltenden Umsatzsteuersätze beachten. Für Geschäfte innerhalb Deutschlands kann wahlweise die USt-ID oder die Steuernummer auf der Rechnung angegeben werden.  

Trotzdem gibt es Ausnahmen: Bei Kleinstbeträgen bis 250 Euro kann eine Rechnung ohne Angabe der USt-ID oder Steuernummer ausgestellt werden. Nicht jeder Unternehmer oder jede Unternehmerin benötigt also eine Umsatzsteuer ID.  

In diesem Beitrag erfährst du, was es genau mit der Umsatzsteuer Identifikationsnummer auf sich hat, wie man sie erhält und wie man sie verwenden muss.  

Was ist eine Umsatzsteuer ID?

Die Umsatzsteuer ID ist für dich vor allem wichtig, wenn du planst, deine Geschäfte zwischen EU-Ländern zu betreiben. Durch sie kann beispielsweise die Unternehmenseigenschaft des Empfängers geprüft werden. Alle Prüfungen über die USt-ID können über das MwSt-Informationsaustauschsystem (MIAS) oder das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) mit Hilfe einer „qualifizierten Anfrage“ erfolgen.  

Steuernummer, Steuer-ID und Umsatzsteuer ID – Der Unterschied 

Als Unternehmer:in solltest du diese drei Nummern unbedingt kennen. In Europa wird zwischen Steuernummer, Steuer-ID und Umsatzsteuer ID unterschieden. Den Unterschied erklären wir dir hier.  

Was ist eine Steuer-ID? 

Die Steueridentifikationsnummer wird jedem Bürger bzw. jeder Bürgerin vom Bundeszentralamt für Steuern per Post mitgeteilt. Seit 2008 erhält man sie bereits mit der Geburt. Damit eine Steuererklärung eindeutig zugeordnet werden kann, ist die Steuer-ID wichtig. Sie besteht aus 11 Ziffern und enthält keine Informationen über dich oder das zuständige Finanzamt. Eine Steuer-ID bleibt ein Leben lang gültig und ändert sich nicht mit Umzug, Heirat oder Änderung des Personenstandes. Sie ist dein “Fingerabdruck” beim Finanzamt. Aber nicht nur das Finanzamt verwendet deine ID. Auch Banken, Familienkassen, Rentenkassen oder die Bundesagentur für Arbeit fragen deine Steuer-ID ab.  

Eine Steuer-ID könnte beispielsweise so aussehen: 11 111 111 111  

Du kannst sie auf dem Schreiben vom Bundeszentralamt für Steuern, auf deiner Lohnsteuerbescheinigung oder auf deinem Einkommenssteuerbescheid finden. Solltest du nichts davon zur Hand haben, kannst du deine ID auch online beim Bundeszentralamt für Steuern abfragen.  

Die Steuer-ID ist also wichtig für Finanzamt und Steuererklärungen, aber sie gehört nicht auf die Rechnungen deines Unternehmens. Für die Rechnungslegung ist eine Steuernummer und in einigen Fällen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wichtig.  

Lesetipp: Du möchtest auch endlich in den Wachstumsmarkt E-Commerce einsteigen? Dann haben wir in diesem Beitrag alles für dich zusammengefasst, was du über den Onlinehandel wissen musst.

Was ist eine Steuernummer?

Die Steuernummer besteht aus 10 bis 11 Zahlen, die in der Regel durch Schrägstriche getrennt werden. Von Bundesland zu Bundesland ist das Format etwas anders. Um die Steuererklärung über das Online-Steuerprogramm “Elster” zu erleichtern, wurde ein bundeseinheitliches Schema entwickelt, das deine Steuernummer in eine Zahlenfolge mit 13 Ziffern wandelt. Die Nummer wird zusätzlich zur Steuer-ID für jeden vom Finanzamt vergeben, der eine Steuererklärung abgibt. Du kannst die Steuernummer auf deiner Einkommenssteuererklärung finden.  

Der Unterschied zur Steuer-ID ist, dass sich diese Nummer im Laufe deines Lebens verändern kann. Durch einen Umzug, bei einer Heirat oder nach dem Anmelden einer selbstständigen Tätigkeit kannst du eine neue Steuernummer erhalten. 

Eine Steuernummer könnte beispielsweise so aussehen: 22/222/22222  

Wenn du dich selbstständig machst, etwa indem du ein Nebengewerbe anmeldest, beantragst du deine Steuernummer beim zuständigen Finanzamt und bekommst sie dann per Post zugeschickt. Vor Beginn deiner Selbstständigkeit musst du dich also beim Finanzamt melden und ihm dein Tätigkeitsfeld und dein voraussichtliches Einkommen mitteilen. Du erhältst daraufhin deine Nummer, die du auf deinen Rechnungen angeben kannst. 

Lesetipp: In diesem Beitrag erfährst du, worauf du in puncto Dropshipping Steuern achten musst.

Was ist der Unterschied zur Umsatzsteuer ID? 

Steuernummer sowie USt-ID können auf Rechnungen angegeben werden. Wo liegt also der Unterschied? Solltest du nur Geschäfte in Deutschland machen wollen, reicht deine Steuernummer auf deinen Rechnungen. Solltest du aber deine Geschäfte auf andere EU-Länder ausweiten wollen, musst du unbedingt deine Umsatzsteuer ID auf deinen Rechnungen angeben statt der Steuernummer.  

Lesetipp: Mehr zum Thema Mehrwertsteuer in der EU kannst du hier nachlesen.  

Deine Steuer-ID gehört nicht auf die Rechnungen deines Unternehmens. Sie dient lediglich zur eindeutigen Identifikation beim Finanzamt und wird bereits mit Geburt vergeben – Steuernummer und USt-ID werden erst später durch Beantragung vergeben.  

Wer benötigt eine USt-ID? 

Wenn ein Unternehmen seine Geschäfte von Deutschland auf andere EU-Länder ausweitet, dann benötigt es zusätzlich zur Steuernummer eine Umsatzsteuer ID. Ausgenommen von dieser Regelung sind Kleinunternehmer:innen, da sie keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Sie benötigen keine USt-ID. Trotzdem können sie eine ID beantragen, wenn sie Geschäfte mit anderen Ländern der EU führen - nötig ist das aber nicht.   

Durch die Ust IDnr kann die komplizierte Umsatzbesteuerung zwischen EU-Ländern korrekt abgewickelt werden. Der Hintergrund ist, dass die Umsatzsteuer in dem Land abgeführt werden muss, in dem die Ware verschickt wurde, bzw. die Leistung erbracht wurde. 

So beantragst du eine USt-ID 

Eine Umsatzsteuer ID zu beantragen ist grundsätzlich ziemlich einfach. Wenn du dich selbstständig machst und dein Unternehmen gründest, kannst du sie direkt mit einem Schritt beantragen. Dafür reicht schon ein Kreuz im entsprechenden Feld im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Deinen Antrag schickst du zusammen mit deinen Angaben über die Umsatzsteuer-Zwecke an das Bundeszentralamt für Steuern. Du findest auch online ein Antragsformular bereitgestellt. Möchtest du deinen Antrag lieber schriftlich versenden, kannst du diesen unter Angabe deines Namens, deiner Anschrift, des zuständigen Finanzamtes und deiner Steuernummer an folgende Adresse schicken:  

• Bundeszentralamt für Steuern 
• Dienstsitz Saarlouis 
• 66738 Saarlouis  

Die Vergabe deiner Umsatzsteuer ID erfolgt prinzipiell auf postalischem Weg. Kosten entstehen für dich bei der Beantragung nicht.  

Wo muss die Umsatzsteuer ID angegeben werden? 

Die ID ersetzt auf Rechnungen die Steuernummer von Unternehmen und dient dazu, sie innerhalb der EU eindeutig zu kennzeichnen. Sie ist auf Rechnungen für innergemeinschaftliche Leistungen bzw. Innergemeinschaftliche Lieferungen unbedingt anzugeben. Die Umsatzsteuer ID muss explizit auf der Rechnung gekennzeichnet und ausgeschrieben werden. Es reicht nicht, sie nur im Briefkopf zu nennen.  

 

Falsche oder fehlende Angaben zur USt-ID können zu Abmahnungen führen.  

Auch im Impressum ist die Angabe der USt-ID Pflicht. Laut § 5 Abs. 1 Nr. 6 TMG (Telemediengesetz) muss sie auf der Webseite eines Unternehmens im Impressum stehen, wenn sie vergeben worden ist. Ist das nicht der Fall, liegt ein abmahnbarer Wettbewerbsverstoß vor, da gegen die Impressumspflicht verstoßen wurde. Häufig wird die falsche Nummer im Impressum angegeben, da Unternehmer:innen die Umsatzsteuer ID mit der Steuernummer oder der Steuer-ID verwechseln. Die Steuernummer und Steuer-ID haben aber im Impressum nichts zu suchen.  

Lesetipp: In diesem Beitrag findest du alle wichtigen Informationen zu Print-on-Demand. 

Innergemeinschaftliche Lieferungen & Leistungen

Geschäftsbeziehungen zwischen zwei EU-Ländern werden auch als innergemeinschaftliche Leistung/ innergemeinschaftliche Lieferung bezeichnet.  

Bei einer innergemeinschaftlichen Leistung erbringt ein Unternehmen für ein anderes Unternehmen innerhalb der EU eine Dienstleistung. Innerhalb dieses Dienstleistungsverkehrs wird die Steuerschuldnerschaft umgekehrt, deshalb bezeichnet man diesen Ablauf als Reverse-Charge-Verfahren. Statt des Leistungserbringers muss der oder die Leistungsempfänger:in die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Hierbei ist es zwingend nötig, dass die Umsatzsteuer ID beider Unternehmen auf der Rechnung aufgeführt wird.  

Die innergemeinschaftliche Lieferung umfasst die Lieferung von Waren zwischen zwei Unternehmen in der EU. Beide Unternehmen müssen im Besitz einer USt-ID sein. Die Lieferung ist für das leistende Unternehmen von der Umsatzsteuer befreit, weshalb auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden darf. Der Empfänger  oder die EMpfängerin muss die Lieferung durch die sogenannte Erwerbsbesteuerung (eine Sonderform der Umsatzsteuer) an das Finanzamt abführen. Auch hier muss die USt-ID beider Unternehmen zwingend auf der Rechnung stehen.  

Zusammengefasst bedeutet das:  

• Unternehmen, die Geschäfte mit anderen Unternehmen der EU tätigen, benötigen eine Umsatzsteuer ID.  
• Kleinunternehmer:innen und Unternehmen, die nur Geschäfte mit anderen Unternehmen innerhalb Deutschlands tätigen, benötigen keine USt-ID.  

So prüfst du eine Umsatzsteuer ID  

Vor Beginn eines Geschäftes innerhalb der EU müssen Unternehmen die USt-ID ihrer Geschäftspartner:innen erfragen und überprüfen. Für die Prüfung kannst du dich an das Bundeszentralamt für Steuern wenden. Online steht dir die Einzelabfrage oder die Mehrfachabfrage zur Verfügung. Anfragen können rund um die Uhr gestellt werden - von 23.00 Uhr bis 5.00 Uhr können jedoch Wartungsarbeiten auf der Webseite stattfinden.  

Für die Prüfung stehen dir zwei Verfahren zur Auswahl: 

• Einfaches Bestätigungsverfahren: Bei dieser Abfrage teilt das Bundeszentralamt für Steuern lediglich mit, ob die zu prüfende Umsatzsteuer ID zum Zeitpunkt der Anfrage in dem Mitgliedsstaat, in dem sie vergeben wurde, Gültigkeit hat oder nicht. Die einfache Bestätigung ist die Voraussetzung für die qualifizierte Bestätigung.
• Qualifizierte Bestätigung: Durch diese Prüfung kann zusätzlich auch der Firmenname (einschließlich Rechtsform), der Firmenort, die Postleitzahl und Straße mit den in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU-Mitgliedstaates abgeglichen werden.  

Lesetipp: Wie die Umsatzsteuervoranmeldung funktioniert, zeigen wir dir hier. 

Fazit 

Die Umsatzsteuer ID ist für dein Unternehmen also vor allem wichtig und interessant, wenn du deine Geschäfte innerhalb der EU ausweiten willst. Sie ist für die korrekte Abwicklung deiner Geschäfte unverzichtbar. Durch die Prüfung der USt-ID eines Geschäftspartners kannst du dich zusätzlich absichern, da durch die ID Daten geprüft werden können, die dich vielleicht vor einem schlechten Geschäft bewahren.  

Häufig gestellte Fragen zu Umsatzsteuer ID

Muss die Umsatzsteuer ID im Impressum auftauchen?

Ja, sobald eine Umsatzsteuer ID zugeteilt wurde, ist die Angabe im Impressum nach §5 Abs. 1 Nr. 6 TMG Pflicht. Wenn du dieser Verpflichtung nicht nachgehst, kann dies als Wettbewerbsverstoß gewertet und dementsprechend abgemahnt werden.

Wie lange dauert die Beantragung einer Umsatzsteuer ID?

Die Beantragung einer Umsatzsteuer ID dauert in der Regel zwischen ein bis zwei Monaten.

Ist eine Umsatzsteuer ID verpflichtend?

Eine USt-ID ist erst verpflichtend, wenn du Geschäfte innerhalb der EU tätigst. Für Geschäfte innerhalb Deutschlands gibt es keine Pflicht zur Angabe der USt-ID.

Wie sieht die USt-ID-Nr aus?

Die ID beginnt immer mit einem Präfix aus zwei Buchstaben des EU-Ländercodes. Daraufhin folgen bis zu 12 Zeichen (Ziffern sowie Buchstaben), deren Gültigkeit durch ein Fehlererkennungsverfahren sichergestellt wird.