Die Kleinunternehmerregelung: Wann lohnt sie sich wirklich?

Päckchen, Warensendungen und diverse Produkte liegen verstreut auf dem Boden eines Unternehmens, dass von der Kleinunternehmerregelung profitiert.

In diesem Gastbeitrag beantwortet Dr. Jan Evers, Gründungsförderer und Geschäftsführer von BusinessPilot und der Gründerplattform die wichtigsten Fragen zur Kleinunternehmerregelung. 

Mit der Kleinunternehmerregelung kannst du dir eine Menge Papierkram ersparen – aber nicht jeder darf sie nutzen und auch nicht jeder profitiert davon. Welche Voraussetzungen du als Kleinunternehmer:in im E-Commerce erfüllen musst und ob sich das wirklich für dich lohnt, erfährst du in diesem Artikel.


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Inhaltsverzeichnis

Zusammenfassung: Die Kleinunternehmerregelung 2022 einfach erklärt:

Bei der Kleinunternehmerregelung handelt es sich um eine Vereinfachungsregelung, die dich von einer Reihe von Pflichten des Umsatzsteuerrechts (UStG) befreit. Wenn du sie nutzt, musst du keine Umsatzsteuer ausweisen und diese auch nicht an das Finanzamt abführen. Allerdings gelten Umsatzgrenzen von max. 22.000 EUR im Vorjahr und max. 50.000 EUR im laufenden Geschäftsjahr.

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Darum geht es bei der Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz) besagt, dass sich Unternehmen bis zu einem Jahresumsatz von höchstens 22.000 Euro von der Umsatzsteuer befreien lassen können. Das bedeutet ganz praktisch, dass sie um die leidige Umsatzsteuervoranmeldung herumkommen, die andere regelmäßig ans Finanzamt schicken müssen.

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Diese steuerrechtliche Ausnahme hat sich der Gesetzgeber ausgedacht, um kleine Unternehmen, die mit ihrer Geschäftsidee nur wenig Umsatz machen, zu entlasten. Bei vielen Selbstständigen, die ihre Geschäftsidee lediglich nebenberuflich umsetzen oder die nur saisonal Umsatz machen, stünde der bürokratische Aufwand ohne diese Regel einfach in keinem vernünftigen Verhältnis zu ihrem Ertrag.

Die Kleinunternehmerregelung gilt nicht automatisch, sobald du die Umsatzgrenzen unterschreitest. Als Gründer:in hast du ein Wahlrecht, ob du sie in Anspruch nehmen möchtest.

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Umsatzgrenzen

Das Bild zeigt eine schematische Darstellung, ab wann man die Kleinunternehmerregelung nutzen kann.

Das einzige Kriterium, das darüber entscheidet, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen kannst oder nicht, ist der jährliche Gesamtumsatz deines Unternehmens.

Die Kleinunternehmerregelung kommt für dich infrage, wenn

  • der Gesamtumsatz deines Unternehmens im letzten Kalenderjahr unter 22.000 Euro lag

    und

  • dein Gesamtumsatz im laufenden Jahr voraussichtlich unter 50.000 Euro bleibt.

Bitte beachte, dass hier vom Umsatz, nicht vom Gewinn die Rede ist. Es geht also um die Summe der Einnahmen, die dein Unternehmen innerhalb eines Jahres erzielt, ohne Abzug der Kosten (zum Beispiel für Miete, Equipment, Büromaterial etc.). Das verhält sich beispielsweise bei der Gewerbesteuer anders, die auf Grundlage des Gewinns berechnet wird.

Und noch etwas ist für dich wichtig: Die Kleinunternehmerregelung gilt nicht automatisch, sobald du die Umsatzgrenzen unterschreitest. Es ist deine freie Entscheidung, ob du sie in Anspruch nehmen möchtest oder eben nicht. Dafür gilt es, die Vor- und Nachteile gründlich abzuwägen, die wir im Folgenden für dich zusammengefasst haben.

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Vorteile der Kleinunternehmerregelung

Eine Person, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, hält eine Tasse mit der Aufschrift "Like A Boss" in den Händen

Es gibt einige gute Gründe, die Kleinunternehmerregel in Anspruch zu nehmen. Hier sind die wichtigsten:

Alles in allem bleiben dir also einige der bürokratischen Hürden erspart, vor denen „normale“ Unternehmer:innen bei ihrer Buchhaltung stehen.

Der ultimative Leitfaden: So kannst du in 4 Schritten dein eigenes Unternehmen gründen.

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    Nachteile der Kleinunternehmerregelung

    Das sind die Nachteile, die die Kleinunternehmerregelung mit sich bringt:

    • Wenn du Waren oder Dienstleistungen für dein Unternehmen kaufst, zahlst du den Bruttopreis und kannst die enthaltene Mehrwertsteuer nicht im Rahmen der Vorsteuer geltend machen.
    • Wenn du überwiegend Geschäftskundschaft hast (B2B), besitzt du keinen echten Preisvorteil. Unternehmen würden die Mehrwertsteuer, die sie an dich überweisen, nämlich ohnehin vom Finanzamt erstattet bekommen. Es profitieren also nur Privatpersonen von deinem „Mehrwertsteuerrabatt“.
    • Einige Auftraggeber:innen nehmen Kleinunternehmen nicht ernst, weil sie wissen, dass diese nur in kleinem Umfang tätig sind und wenig Umsatz erwirtschaften (dass du Kleinunternehmer:in bist, sehen sie auf deinen Rechnungen, auf denen du vermerken musst, dass du gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer einnimmst).

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    Für wen lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

    Ob sich die Kleinunternehmerregelung für dich lohnt, lässt sich in vielen Fällen relativ einfach beurteilen. Als Faustregel gilt: Wenn du im B2B-Geschäft unterwegs bist, du also überwiegend oder ausschließlich Geschäftskundschaft bedienst, und du zugleich hohe Investitions- und Betriebskosten stemmen musst, profitierst du eher nicht davon. Der Preisvorteil, den du deinen Kundinnen und Kunden durch die Einsparung der Mehrwertsteuer gewähren könntest, wäre für deine Zielgruppe vollkommen irrelevant. Dafür würde sich für dich der Einkauf verteuern, da du die Mehrwertsteuer nicht verrechnen kannst. Zudem läufst du Gefahr, von deiner Kundschaft nicht für voll genommen zu werden.

    Die Entscheidung für die Kleinunternehmerregelung ist nicht für die Ewigkeit.

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    Wenn du aber überwiegend Privatpersonen bedienst, können die niedrigeren Preise durchaus ein entscheidender Marktvorteil sein. Die Kleinunternehmerregelung lohnt sich besonders dann, wenn du zugleich für dein Unternehmen nur geringe Ausgaben hast.

    Für viele Gründer:innen ist es eine große Hilfe, wenn sie ihre Geschäftsidee erst einmal ohne großen bürokratischen Aufwand ausprobieren und z.B. als Nebengewerbe anmelden können. Überlege selbst, wie wichtig dieses Argument für dich ist. Denk dran: Die Entscheidung für die Kleinunternehmerregelung ist nicht für die Ewigkeit. Wenn du merkst, dass dein Geschäft größer wird, kannst du ohne viel Aufwand deinen Steuerstatus wechseln. Sobald du die Umsatzgrenzen überschreitest, musst du das sogar, denn dann werden Finanzen genauer geprüft, was eine doppelte Buchführung erforderlich macht.

    Bedenke aber auch, dass du dann zwangsläufig deine Preise erhöhen musst, da du ja die Mehrwertsteuer auf den Netto-Betrag aufschlagen musst. Das wird deine Kundschaft, sofern es sich um Privatpersonen handelt, nicht gerade in Begeisterung versetzen.

    Bist du unsicher, wie du dich entscheiden sollst, sind Steuerberater:innen gute Ansprechpersonen. Sie können am besten beurteilen, ob du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen solltest oder lieber nicht.

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    Wie komme ich in den Genuss der Kleinunternehmerregelung?

    Auf einem Tisch liegen Brille, Laptop und ein Notizbuch, in dem jemand seine To Dos für die Kleinunternehmerregelung notieren möchteSobald du dich selbstständig machst und dein Gewerbe angemeldet hast, bekommst du einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zugeschickt (für Freiberufler:innen ist das Finanzamt die erste Anlaufstation). Auf diesem Fragebogen kannst du ganz einfach ankreuzen, ob die Kleinunternehmerregelung für dich gelten soll oder ob du darauf verzichten möchtest, obwohl du die Umsatzgrenze voraussichtlich nicht überschreitest.

    Maßgeblich ist der erwartete Umsatz, den du bestimmt (hoffentlich!) vor deiner Gründung in deinem Businessplan ermittelt hast. Die Umsatzgrenze von 22.000 Euro bezieht sich übrigens immer auf ein ganzes Kalenderjahr. Wenn du also erst im Oktober gründest, musst du den Umsatz, den du voraussichtlich im Oktober, November und Dezember verdienst, auf zwölf Monate hochrechnen.

    Apropos Business-Plan: Ein wichtiger Teil deines Businessplans ist die Executive Summary - So schreibst du die beiden entscheidenden Seiten.

    Aufgepasst: Wenn du dich bei deiner Gründung gegen die Kleinunternehmerregelung entscheidest, obwohl du dazu berechtigt wärst, bist du für die nächsten fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden. Das heißt auch, dass du dann um die Umsatzsteuervoranmeldung nicht herumkommst (in den ersten zwei Jahren verlangt das Finanzamt sie monatlich, später genügt es, wenn du sie vierteljährlich einreichst).

    Entscheidest du dich für die Kleinunternehmerregelung, kannst du jederzeit zur Regelbesteuerung wechseln. Teile dies dem Finanzamt einfach in einem formlosen Brief mit.

    Lesetipp: In diesem Beitrag findest du alle wichtigen Informationen zu Print-on-Demand

    Daraus folgt für alle, die bereits selbständig sind: Auch sie können jederzeit und ohne großen Aufwand für das kommende Jahr die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, sofern sie die Umsatzgrenzen nicht überschreiten.


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    Kleinunternehmer:in ist keine Rechtsform

    Immer wieder kommt es vor, dass der Status Kleinunternehmer:in nach § 19 UStG für eine Rechtsform gehalten wird. Das ist jedoch ein Missverständnis. Die Kleinunternehmerregelung hat ausschließlich steuerrechtliche Auswirkungen. Mit der Frage der Unternehmensform hat sie überhaupt nichts zu tun. Grundsätzlich kann jede Rechtsform die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, die im Gründungsjahr einen Umsatz von nicht mehr als 22.000 Euro erwirtschaftet.

    In der Praxis nehmen vor allem Einzelunternehmer:innen (also auch Freiberufler:innen) und Gründungsteams, die sich zu einer GbR zusammengeschlossen haben, diese Regel in Anspruch.

    Lesetipp: Die Kleinunternehmerregelung ist nicht mit dem Kleingewerbe zu verwechseln. Wir zeigen dir, was das ist und wie du dein Kleingewerbe anmeldest.

    Fazit

    Die Kleinunternehmerregelung wurde im Steuerrecht geschaffen, um kleine Unternehmen mit wenig Umsatz von bürokratischen Aufgaben zu entlasten. Wenn dein Gesamtumsatz unter 22.000 Euro liegt, kannst du dir dank dieser Ausnahmeregel die Umsatzsteuervoranmeldung sparen. Deine Buchführung wird einfacher und die Steuererklärung ist schneller vom Tisch.

    Abgesehen davon, dass du Zeit sparst, hat es noch einen weiteren Vorteil, Kleinunternehmer:in zu sein: Du kannst deine Produkte oder Dienstleistungen günstiger anbieten als die Konkurrenz, weil die Mehrwertsteuer entfällt. Davon haben allerdings nur Privatpersonen einen echten Vorteil. Für Unternehmen ist die Mehrwertsteuer lediglich ein durchlaufender Posten.

    Wenn du deine Geschäftsidee erstmal mit wenig bürokratischem Aufwand ausprobieren möchtest, kann es eine gute Idee sein, als Kleinunternehmer:in zu starten. Später, wenn die Geschäfte angelaufen sind, die Umsätze steigen und du dich in deine Rolle als Unternehmer:in eingefunden hast, kannst du deinen Steuerstatus ja immer noch wechseln.


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    Häufig gestellte Fragen zur Kleinunternehmerregelung

    Was bedeutet Kleinunternehmerregelung laut §19 UStG

    Die Kleinunternehmerregelung besagt laut § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz), dass sich Unternehmer:innen, die höchstens 22.000 Euro Jahresumsatz machen, von der Umsatzsteuer befreien lassen können. Sie kommen damit um die Umsatzsteuervoranmeldung herum. Wenn das Unternehmen wächst, kann ohne große Aufwände der Steuerstatus gewechselt werden.

    Wie viel Umsatz als Kleinunternehmer:in?

    Als Kleinunternehmer:in, für den/die die Kleinunternehmerregelung infrage kommt, muss der Gesamtumsatz des Unternehmens im vergangenen Jahr unter 22.000 Euro liegen. Zudem muss der Gesamtumsatz im laufenden Jahr bei unter 50.000 Euro bleiben. Achte hierbei darauf, dass nicht vom Gewinn, sondern von der Summe der Einnahmen ohne Abzug aller Kosten die Rede ist.

    Ist Kleinunternehmer:in eine Rechtsform?

    Oft wird der Status Kleinunternehmer:in nach § 19 UStG für eine Unternehmensform gehalten. Das ist jedoch ein Missverständnis. Es handelt sich nicht um eine Rechtsform im eigentlichen Sinne, sondern ausschließlich um eine steuerrechtliche Auswirkung. Jedes Unternehmen kann die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, sofern die Voraussetzungen dafür erfüllt sind, ganz gleich ob Einzelunternehmen, GbR, UG usw.

    Welche Vorteile hat die Kleinunternehmerregelung?

    Nimmst du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch, erhältst du einige Vorteile. So musst du in deinen Rechnungen weder die Umsatzsteuer ausweisen noch diese im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt abführen. Zählst du nicht zu den Kaufleuten, genügt eine vereinfachte Buchführung und die Errechnung deines Gewinns mit einer Einnahmen-Überschussrechnung. Deiner Kundschaft kannst du günstigere Preise anbieten, da du die Mehrwertsteuer nicht aufschlagen musst.

    Which method is right for you?Über den Autor: Dr. Jan Evers ist mit Leib und Seele Gründungsförderer und Geschäftsführer des Startups BusinessPilot, das gemeinsam mit dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie und der KfW die Gründerplattform aufgesetzt hat, um Gründen in Deutschland einfacher und sicherer zu machen.